Buchführung: Das wünscht sich das Finanzamt
Im ersten Teil der Verlautbarung des Bundesfinanzministeriums ging es um die Aufbewahrung und zeitgerechte Erfassung von Belegen, im Folgenden weitere Anforderungen.
Belegwesen
Generell soll keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Die Nachvollziehbarkeit zwischen Buchung und Beleg ist durch Kontierung auf dem Beleg sicherzustellen, alternativ durch derartige organisatorische Maßnahmen, dass die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit nachprüfbar sind. Bei elektronischen Belegen kann dies durch elektronische Verknüpfungen erfolgen. Belege in Papierform sollen durch laufende Nummerierung, durch laufende Ablage, durch zeitgerechte Erfassung oder durch laufende Vergabe von Barcodes mit anschließendem Scannen gesichert werden. Der Steuerpflichtige hat das EDV-System gegen Verlust, Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu sichern.
Unveränderbarkeit der Daten
Elektronische Dokumente dürfen nicht veränderbar sein. Man hat auch darauf zu achten, dass die eingesetzte EDV Gewähr dafür bietet, dass alle Informationen nicht mehr unterdrückt, überschrieben oder geändert werden können. Unzulässig ist z. B., Buchungen bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus nicht zu speichern und dadurch offen zu lassen. Denn dann könnten theoretisch alle Eingaben unprotokolliert geändert werden.
Elektronische Erfassung von Papierbelegen
Belege in Papierform dürfen in elektronischer Form mittels Scanvorgang aufbewahrt werden. Nach dem Einscannen dürfen sie nur dann vernichtet werden, wenn sie nicht nach außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. Notarurkunden, Zollbelege und Wertpapiere. Zu beachten ist, dass bei Zivilprozessen oft nur Originalbelege als ausreichende Beweise gelten. Im Zweifel sollte das Original also doch aufbewahrt werden.