Der Weg zur digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte wird in der modernen Arbeitswelt zunehmend zum Standard. In Zeiten der Digitalisierung stehen Unternehmen unter dem Druck, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die Umstellung auf ein digitales Personalaktensystem bietet hierbei zahlreiche Vorteile: Arbeitsprozesse im Personalbereich können vereinfacht werden, was zu einer erheblichen Einsparung von Zeit und Kosten führt. Gleichzeitig müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass sie bei der Einführung und Nutzung der digitalen Personalakte alle relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. Diese umfassen unter anderem die Beteiligung des Betriebsrats und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Zudem stellt sich die praktische Frage, wie mit bestehenden Papierakten umgegangen werden soll. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Aspekte und Herausforderungen mit besonderem Hinblick auf den Überführungsprozess beleuchtet.

Beteiligung des Betriebsrats

In Unternehmen mit einem Betriebsrat müssen bestimmte Beteiligungsrechte beachtet werden. Der Betriebsrat hat ein Informationsrecht und muss über die Einführung der digitalen Personalakte vorab informiert werden. Bei bestimmten Ausgestaltungen der Software, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer erfassen kann, hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht. In solchen Fällen ist es ratsam, frühzeitig eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat abzuschließen.

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die digitale Personalakte muss den datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechen. Nur Daten, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind, dürfen in der digitalen Akte enthalten sein. Alternativ könnte eine Einwilligung jedes Arbeitnehmers eingeholt werden, was jedoch unpraktikabel ist. Eine Betriebsvereinbarung kann ebenfalls eine rechtliche Grundlage bieten.

Überführungsprozess

Beim Übergang von Papier- zu digitalen Akten stellt sich die Frage, was mit den ursprünglichen Papierdokumenten geschehen soll. Dabei sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen:

Gesetzliche Anforderungen und Beweiskraft

Aus arbeitsrechtlicher Sicht gibt es bestimmte Dokumente, die auch nach der Digitalisierung im Original aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören unter anderem (befristete) Arbeitsverträge, Kündigungen und Aufhebungsverträge. Der Grund dafür ist die besondere Beweiskraft, die Originaldokumente in gerichtlichen Auseinandersetzungen haben. Falls ein Arbeitgeber diese Originale im Falle eines Rechtsstreits nicht vorlegen kann, könnte er Beweisschwierigkeiten erleben. Im schlimmsten Fall kann die Nichteinhaltung der gesetzlichen Schriftform zu einem ungünstigen Urteil führen.

Praktische Umsetzung

Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen dennoch dazu neigen, alle Dokumente ausschließlich digital zu verwalten, um Platz und Verwaltungsaufwand zu sparen. Für solche Fälle ist es ratsam, spezielle Sicherungsvorkehrungen zu treffen. Diese können beispielsweise umfassen:

• Erstellung von digitalen Kopien mit hohen Sicherheitsstandards: Dabei ist sicherzustellen, dass die digitalen Kopien manipulationssicher und jederzeit zugänglich sind.
• Regelmäßige Backups: Mehrfaches Sichern der digitalen Daten an unterschiedlichen Orten schützt vor Datenverlust durch technische Defekte oder sonstige unvorhergesehene Ereignisse.
• Verwendung digitaler Signaturen: Digitale Signaturen können die Authentizität und Integrität der Dokumente gewährleisten und somit deren Beweiskraft unterstützen.

Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die detaillierte Dokumentation des Digitalisierungsprozesses. Jede Überführung von Papier- zu digitalen Dokumenten sollte protokolliert werden, um später nachweisen zu können, dass die digitalen Versionen den Originalen entsprechen. Diese Protokolle sollten genau festhalten:

• Wer die Dokumente digitalisiert hat
• Wann und wie die Digitalisierung durchgeführt wurde
• Welche Sicherheitsmaßnahmen ergriffen wurden

Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung des Überführungsprozesses können Unternehmen sicherstellen, dass sie sowohl den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden als auch die Vorteile der digitalen Personalakte optimal nutzen können.

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