Die erste Rechnung: Was muss alles drauf?

Endlich haben Sie den Schritt zur Existenzgründung gewagt. Doch besonders der Anfang ist von einem gewissen Verwaltungsaufwand geprägt und bringt den ein oder anderen Stolperstein mit sich. Unsere Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen haben bereits viele Unternehmern bei der Existenzgründung unterstützt. Doch eine Frage verbindet viele Existenzgründer miteinander. Welche Angaben gehören auf eine Rechnung? Damit Sie bei Ihren ersten Rechnungen keine Fehler machen, informieren Sie unsere Steuerberater heute über die grundlegenden Anforderungen an eine Rechnung.

Welche Angaben sind verpflichtend?

Wie Sie Ihre Rechnung gestalten obliegt grundsätzlich erstmal Ihnen. Jedoch gibt es eine Vielzahl von Pflichtangaben. Um Ärger mit dem Finanzamt und Ihren Kunden zu vermeiden sollten Sie genau darauf achten eben jene Angaben auf Ihren Rechnungen auch wiederzufinden. Diese Pflichtangaben sind im Umsatzsteuerrecht verankert. Dabei ist immer zwischen „normalen“ Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen zu unterscheiden. Als Kleinbetragsrechnungen gelten alle Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro. Bei diesen kann auf diverse Punkte verzichtet werden. Zunächst nennen wir die allgemeinen Pflichtangaben, ehe wir am Ende zu den Ausnahmen für die Kleinbeträge kommen.

1. Name und Anschrift

Zunächst ist es wichtig, dass der vollständige Name und die vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden auf der Rechnung vermerkt sind. Beachten Sie vor allem, wenn sich die Lieferadresse und die Rechnungsadresse Ihres Kunden unterscheiden. Die Lieferadresse spielt für Ihre Rechnung keine Rolle, lediglich die Rechnungsadresse gehört auf das finale Dokument.

2. Steuernummer oder USt – Identifikationsnummer?

Eine weitere Pflichtangabe ist die Steuernummer. Wer als Existenzgründer nur Rechnungen in Deutschland schreibt ist mit der Steuernummer (eine achtstellige Nummer) auf der sicheren Seite. Wenn Sie allerdings eine Rechnung an Kunden im Ausland schreiben, müssen Sie statt der Steuernummer Ihre Umsatzsteuer – Identifikationsnummer (USt – IdNr.) angeben.

3. Ausstellungsdatum und Lieferzeitpunkt

Bei einer Rechnung ist das Ausstellungsdatum unverzichtbar. Darüber hinaus sollten Sie den Lieferzeitpunkt nennen. Dies gilt sowohl für Lieferungen wie auch Leistungen. Wenn ein genauer Lieferzeitpunkt nicht bekannt ist, gibt es die Möglichkeit stattdessen die Kalenderwoche oder den Monat zu nennen. Das Ausstellungsdatum der Rechnung sollte hingegen genau sein.

4. Die Rechnungsnummer

Zu jeder Rechnung gehört auch eine Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer kann grundsätzlich nach Ihrem Gusto gewählt werden. Eine Kombination mit Buchstaben ist ebenfalls erlaubt. Wichtig ist es nur, dass die Rechnungsnummern eindeutig und fortlaufend sind! Beispiel:

• 00001, 00002, 00003 usw.
• ABC-0001, ABC-0002, ABC-0003 usw.

Solange die Nummern einem System folgen und fortlaufend sind, ist die Kombination also frei wählbar.

5. Umfang und Art der Leistung

Der Kern der Rechnung besteht daraus welche Leistung Sie für den Kunden erbracht haben. Neben der Art der Leistung gehört auch die jeweilige Menge dazu. Diese „handelsübliche Bezeichnung“ ist bei Warenlieferung oder Dienstleistung in der jeweiligen Rechnung anzugeben.. Achten Sie immer darauf, dass eine eindeutige Identifizierung problemlos möglich ist. Bedenken Sie dabei immer, dass die Finanzbehörde auch verstehen muss um welche Leistung es sich handelt – und eben nicht nur der Kunde oder Sie. Im Zweifelsfall also lieber zu viele (als zu wenig) Informationen!

6. Rechnungssumme und Umsatzsteuer

Neben all diesen Angaben dürfen Sie natürlich nicht das Wichtigste vergessen. Den Preis bzw. die Rechnungssumme! Jede aufgeführte Leistung erhält einen zugewiesenen Betrag auf der Rechnung. Zu beachten ist hierbei, dass Beträge mit unterschiedlichen Steuersätzen separat voneinander aufgeführt werden müssen. Darunter werden alle Beträge zu einem Netto-Betrag zusammengefasst.

Am Ende der Rechnung müssen Sie noch die Mehrwertsteuer (7 oder 19%) aufführen. Darauf folgen die berechnete Steuersumme sowie der Brutto-Gesamtbetrag. Die verschiedenen Punkte sollten getrennt untereinander aufgelistet werden um eine gute Ordnung und Übersicht zu gewährleisten.

Ausnahme: Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro oder Kleinunternehmer

Wie bereits erwähnt gibt es Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer. Als Steuerberater in Düsseldorf betreuen wir auch Mandanten mit kleineren Unternehmen. Wenn Sie als Existenzgründer nur kleine Rechnungen bis 250 Euro ausstellen gelten Sonderregeln für Sie. Es fallen folgenden Punkte als Pflichtangaben weg:

1. Auf Namen und Anschrift des Kunden kann verzichtet werden.
2. Auf die Rechnungsnummer kann verzichtet werden.
3. Sollten Sie als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sein, können Sie auf die differenzierte Auflistung der einzelnen Summen verzichten. Es reicht die Brutto-Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Zu den Besonderheiten für Kleinunternehmer kommen wir in einem anderen Beitrag.

Rechnung gründlich prüfen

Dieser Überblick über die wichtigsten Angaben für Ihre erste Rechnung als Existenzgründer kann Ihnen als Orientierung dienen. Wichtig ist natürlich, dass Sie besonders Ihre ersten Rechnungen gründlich überprüfen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie sich von einem Experten beraten lassen. Unsere Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen können Ihnen mit branchenspezifischem Wissen bei der Überprüfung Ihrer Rechnung helfen und Ihnen somit den Einstieg in die Existenzgründung erleichtern.