Bei der Gründung eines Unternehmens muss eine Rechtsform für das junge Unternehmen gewählt werden. Besonders beliebt bei Existenzgründern ist dabei die GmbH. Wer eine GmbH gründen möchte benötigt einen gesetzlichen Vertreter für das Unternehmen. Der GmbH Geschäftsführer vertritt das Unternehmen gegenüber den Gesellschaftern und Dritten gerichtlich und außergerichtlich. Diese Vertretungsbefugnis kann im Außenverhältnis nicht beschränkt werden. Der Geschäftsführer hat daher diverse Pflichten, aber auch Rechte. Welche Rechte ein GmbH-Geschäftsführer hat und wie weitreichend die Pflichten sind erfahren Sie in diesem Beitrag.
Welche Rechte haben Geschäftsführer einer GmbH?
Betrachtet man das GmbH-Gesetz hat der Geschäftsführer zwar viele Pflichten, seine persönlichen Rechte sucht man aber vergeblich. Das Gesetz beschreibt tatsächlich nur die Pflichten des Geschäftsführers, nicht aber dessen Rechte auf beispielsweise Urlaub oder Vergütung. Diese Punkte müssen individuell in einem Anstellungsvertrag geregelt werden.
Rechte aus dem Anstellungsvertrag
Die Arbeitnehmerschutzrechte gelten grundsätzlich nicht für den Geschäftsführer. Daher sollten die folgenden Punkte im Anstellungsvertrag festgehalten werden:
- Gehalt
- Tantieme
- Dienstwagen
- Spesenersatz
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Zuschuss zur privaten Krankenversicherung und Unfallversicherung
- Beitrag zur privaten Altersvorsorge
- Urlaubsansprüche
- Anspruch auf Elternzeit
- Rechte nach dem Mutterschutzgesetz
- Einzelheiten zur Kündigungsregelung (Fristen, Formalien und Abfindung etc.)
- Anspruch auf Arbeitszeugnis
- Abschluss einer Vermögensschadenversicherung zugunsten des Geschäftsführers auf Kosten der GmbH.
Die Rechte aus dem Anstellungsvertrag sind unabhängig vom Status als Geschäftsführer der GmbH. So kann beispielsweise die Bestellung als Geschäftsführer jederzeit widderrufen werden, während dies nicht automatisch zur Beendigung des Anstellungsvertrages führt. Dazu wird eine gesonderte Kündigung notwendig.
Verträge zwischen GmbH und Geschäftsführer (Insichgeschäfte)
Es ist grundsätzlich verboten Geschäfte mit sich selbst abzuschließen. Das sogenannte Selbstkontrahierungsverbot gilt auch für Geschäfte des Geschäftsführers mit sich selbst als Vertragspartei. Die Befreiung von diesem Verbot muss beim Alleingesellschafter-Geschäftsführer in der Satzung geregelt sein. Andernfalls genügt auch ein Gesellschafterbeschluss. Die Erlaubnis für solche Insichgeschäfte ist zudem immer im Handelsregister einzutragen.
Welche Pflichten haben Geschäftsführer einer GmbH?
Als Geschäftsführer einer GmbH müssen Sie diverse Pflichten einhalten. Die Geschäfte der Gesellschaft müssen immer mit Sorgfalt und unter Beachtung der Pflichten ausgeführt werden. Bei einer Pflichtverletzung kann der Geschäftsführer in persönliche Haftung genommen werden. Daher sollten Geschäftsführer Ihre Pflichten nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es gibt verschiedenste Pflichten aus diversen Bereichen der GmbH. Im Folgenden werden wir Ihnen alle wichtigen Pflichten kurz erläutern.
1. Allgemeine Pflichten
Treuepflicht
Aufgrund Ihrer Stellung und Befugnisse unterliegen Geschäftsführer einer besonderen Treuepflicht. Diese besteht natürlich während der gesamten Dauer der Tätigkeit und kann in manchen Fällen auch darüber hinaus gehen. Der Geschäftsführer muss sich stets um die Verwicklung des Gesellschaftszwecks kümmern. Dabei muss er die Unternehmensziele umsetzen und stets wirtschaftliche Vorteile zugunsten der Gesellschaft nutzen. Zudem muss der Geschäftsführer über Betriebsgeheimnisse Stillschweigen bewahren. Die Treuepflicht umfasst auch das Wettbewerbsverbot.
Sorgfaltspflichten
Bei der Führung von Geschäften ist die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden. Entscheidungen sollten daher immer objektiv getroffen werden. Fehlende Kenntnisse des Geschäftsführers haben keinen Einfluss auf den Pflichtenmaßstab.
Beispiele für die Verletzung der Sorgfaltspflichten:
- Unterlassene Nutzung von finanziellen Vorteilen
- Abschluss ungünstiger Verträge
- fehlende Kontrolle
Maßnahmen zur Risikovorsorge
Mögliche Risiken für die GmbH sollen frühzeitig erkannt und dokumentiert werden. Geschäftsführer müssen sich daher jederzeit über die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Unternehmens informieren. Gibt es mögliche Risiken für das Unternehmen muss der Geschäftsführer geeignete Vorsorgemaßnahmen treffen. Wird dies nicht gemacht droht im Schadensfall eine persönliche Haftung. Darüber hinaus muss sich der Geschäftsführer auch mit Versicherungen beschäftigen und sicherstellen, dass diese den Fortbestand des Unternehmens sichern.
Auch die Produkt- und Umwelthaftung fallen in die Risikovorsorge des Geschäftsführers. Die Vertragsprüfung fällt ebenfalls in diesen Tätigkeitsbereich. Ein gutes Risikomanagement ist demnach eine wichtige Pflicht des Geschäftsführers.
2. Pflichten aus dem Gesellschaftsrecht
Formale Pflichten
Der Geschäftsführer hat verschiedene formale Aspekte des Unternehmens zu überwachen. Beim Handelsregister muss er Folgendes anmelden:
- die Gesellschaft
- die Geschäftsführer
- den Gesellschaftsvertrag inkl. Änderungen
- Kapitalerhöhungen/-herabsetzungen
- die Vertretungsregelugen
Natürlich müssen dort auch aktuelle Veränderungen angegeben werden. Darüber hinaus muss der Geschäftsführer alle individuell adressierten Geschäftsbriefe der GmbH prüfen. Darunter fallen E-Mails, Angebote, Bestellscheine, Empfangsbestätigungen, Preislisten und Rechnungen. Diese müssen immer folgenden Angaben enthalten:
- Rechtsform der Gesellschaft
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht der Gesellschaft
- Nummer unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
- Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Überwachung der Einlagenpflicht und Kapitalerhaltung
Wird eine GmbH gegründet ist es oft der Fall, dass zunächst nicht der volle Geschäftsanteil eingezahlt wird. Dies ist erst nach einem entsprechenden Gesellschafterbeschluss notwendig. Der Geschäftsführer ist jedoch dazu verpflichtet die ausstehenden Stammeinlagen nach der Beschlussfassung sofort einzufordern. Wird dies versäumt kann er im Insolvenzfall als Geschäftsführer haften.
Außerdem ist der Geschäftsführer dazu verpflichtet die Kapitalerhaltung zu garantieren. Daher darf das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden. Ein Verstoß wäre es auch, wenn dem Gesellschafter-Geschäftsführer ein überhöhtes Gehalt (verdeckte Gewinnausschüttung) gezahlt wird.
Der Geschäftsführer ist also verpflichtet die Liquidität der GmbH fortwährend zu prüfen und Zahlungen zu vermeiden, die das Unternehmen in wirtschaftliche Schieflage führen könnten.
Auskunftserteilung
Jeder Gesellschafter kann zu jeder Zeit Auskunft über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der GmbH verlangen sowie Einsicht in die Bücher und Steuerunterlagen nehmen. Dieses Auskunftsrecht umfasst sämtliche Angelegenheiten der GmbH. Der Anspruch richtet sich zwar gegen die GmbH, ist jedoch vom Geschäftsführer zu erfüllen.
Auch ungefragt muss der Geschäftsführer die Gesellschafter über wichtige aktuelle Themen informieren. Es darf zwischen den beiden Parteien keine Geheimnisse geben.
Gesellschaftsversammlung
Es ist die Aufgabe des Geschäftsführers die Gesellschaftsversammlungen formal korrekt einzuberufen. Dies muss mindestens einmal pro Jahr zwecks Jahresabschlusses passieren. In bestimmten Fällen ist dies auch auf Verlangen eines Gesellschafters zu tun. In der Satzung kann zudem festgelegt sein wann und wie oft eine Versammlung stattfinden muss. Der Geschäftsführer ist dafür zuständig, dass alle Gesellschafter auf dem korrekten Wege einberufen werden.
Rechnungslegung
Der Geschäftsführer ist für die ordnungsgemäße Buchführung der Gesellschaft zuständig. Er ist damit verantwortlich, dass die Buchführungspflicht eingehalten wird. Diese umfasst die Pflicht zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle, zur Errichtung von Inventaren, zur Aufstellung der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses und des Lageberichts sowie zur Offenlegung des Jahresabschlusses.
3. Steuerliche Pflichten
Die steuerlichen Pflichten des Geschäftsführers sind in der Abgabenordnung geregelt. Zunächst muss der Geschäftsführer beim Finanzamt die Gründung und Eintragung der GmbH melden. Sämtliche Steuererklärungen sind persönlich vom Geschäftsführer zu unterschreiben. Mit seiner Unterschrift versichert er dem Finanzamt, dass die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht wurden.
Geschäftsführer sollten Ihre steuerlichen Pflichten nicht vernachlässigen. Denn für Steuerschulden der Gesellschaft haften diese persönlich.
Außerdem hat der Geschäftsführer dafür zu sorgen, dass die Lohnsteuer für mögliche Arbeitnehmer immer korrekt abgeführt wird. Wird die Lohnsteuer nicht rechtzeitig abgeführt, stellt dies eine grobe Fahrlässigkeit des Geschäftsführers dar. Gleiches gilt auch für die Umsatzsteuer.
4. Sozialversicherungsrechtliche Pflichten
Ähnlich wie bei den Steuerlichen Pflichten müssen auch die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung fristgerecht an die zuständigen Einzugsstellen abgeführt werden. Passiert dies nicht macht sich der Geschäftsführer strafbar. Haften muss der Geschäftführer auch hier immer persönlich.
5. Insolvenzantragspflicht
Kommt es zu einer Überschuldung der GmbH oder die Zahlungsfähigkeit ist eingeschränkt, spricht man von einem Insolvenzgrund. Oft wollen die Gesellschafter keinen Insolvenzantrag stellen. Dennoch hat der Geschäftsführer eine Insolvenzantragspflicht zu beachten. Demnach muss der Geschäftsführer, auch wenn es die Gesellschafter nicht wollen, bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes einen Insolvenzantrag stellen. Tut er dies nicht riskiert der Geschäftsführer strafrechtliche Folgen. Zudem kann er persönlich von Gläubigern in Anspruch genommen werden, wenn diese aufgrund der Insolvenzverschleppung kein Geld mehr von der GmbH bekommen.
Noch offene Fragen?
Wir müssen zugeben, dass es eine Menge an Pflichten für Geschäftsführer gibt und natürlich konnten wir in diesem Beitrag nicht jedes Thema im Detail betrachten. Vielmehr haben Sie nun einen besseren Überblick was es bedeutet Geschäftsführer zu sein. Planen Sie vielleicht selbst eine GmbH zu gründen oder möchten Geschäftsführer eines Unternehmens werden? In diesem Fall sollten Sie sich vorher von einem Experten beraten lassen. Als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen haben wir bereits diversen Existenzgründern und Unternehmern geholfen wichtige Entscheidungen zu treffen. Profitieren Sie von unserer vielseitigen Branchenspezialisierung und vereinbaren Sie einen ersten Beratungstermin bei unseren Steuerberatern. Unser Team freut sich auf Ihren Besuch.