Homeoffice – Notlösung in der Krise und grundlegendes Arbeitskonzept

Das Jahr 2020 hatte kaum begonnen und schon stand die ganze Welt vor einer gravierenden gesundheitlichen Krise. Auch vor Europa machte das neuartige Coronavirus nicht Halt. Täglich steigen die Infektionszahlen in Deutschland. In der Bevölkerung gibt es zunehmend Unsicherheit. Das Motto: Zuhause bleiben und so die Infektionszahlen gering halten. Mit zunehmenden Einschränkungen sorgen sich Arbeitnehmer aber vermehrt um ihre Arbeitsstellen. Besonders kleine Unternehmen und Selbstständige fürchten um ihre Existenz. Wie schafft man es also weiterhin zu arbeiten und dabei möglichst nicht die eigenen vier Wände zu verlassen? Richtig! Homeoffice. Die Heimarbeit ist derzeit eine viel genutzte Option. Wer irgendwie kann, arbeitet von Zuhause. In unseren Kanzleien in Düsseldorf und Oberhausen ist auch unser Alltag stark beeinflusst. In Zeiten der Krise müssen wir zusammenhalten und mit allen Möglichkeiten versuchen, den wirtschaftlichen Schaden zu begrenzen. In diesem Beitrag möchten wir daher erläutern, was bei der Heimarbeit zu beachten ist. Die folgenden Informationen sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber relevant und auch außerhalb einer Krise interessant. Homeoffice muss nicht nur Notlösung sein!

In welchen Formen ist Homeoffice möglich?

Die Arbeit von Zuhause ist praktisch, in Zeiten der Pandemie wichtig und ohne Arbeitsweg auch förderlich für den Umweltschutz. Man fragt sich also, warum nicht jeder einfach von Zuhause aus arbeitet. Natürlich darf man hier nicht vergessen, dass die Heimarbeit nicht für jeden praktikabel oder gar möglich ist. Nicht jeder Beruf ist geeignet für das Homeoffice. Wer beispielsweise in der Produktion, im Handwerk oder im stationären Handel arbeitet, hat keine guten Aussichten für Heimarbeit. Andererseits gibt es aber auch viele Tätigkeiten, die unproblematisch vom heimischen Arbeitszimmer aus erledigt werden können. Besonders Büroarbeit ist prädestiniert für das Homeoffice. Aber auch andere Berufe können mit etwas Kreativität und Technik ortsunabhängig durchgeführt werden.

Heimarbeit kann in unterschiedlichen Formen verwirklicht werden. Dazu zählen:

• Teleheimarbeit: Bei dieser Variante erledigen die Mitarbeiter ihre Arbeit ausschließlich von Zuhause und müssen nicht in die Firma kommen. Rechtlich gesehen ist diese Option wohl am aufwändigsten für den Arbeitgeber.
• Alternierende Telearbeit: Bei dieser Form können Arbeitnehmer zwischen Heimarbeit und der Tätigkeit vor Ort wechseln. In der Praxis ist dies wohl die häufigste Variante. Der Vorteil: Ein persönlicher Kontakt ist regelmäßig gegeben. Auch die aktuell notwendige Heimarbeit fällt unter diese Kategorie.
• Mobile Telearbeit: Diese Ausgestaltung beschreibt das Homeoffice von Beschäftigten, die viel unterwegs sind. Zu nennen sind beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst.

Welche Vorteile bietet das Homeoffice?

In der aktuellen Situation bietet das Homeoffice vor allem gesundheitliche Sicherheit. Es muss aber keine Krise geben, damit das traute Heim zum vorteilhaften Arbeitsumfeld wird. Grundsätzlich können Arbeitnehmer flexibler eingesetzt werden. Es gibt keine Fahrtzeiten und damit eine große Zeitersparnis. Mit der erhöhten Eigenverantwortung gibt es ein gewisses Risiko, aber auch eine verbesserte Motivation. Für einige Mitarbeiter ist es zudem wunderbar, wenn Beruf und Familie einfacher zu vereinbaren sind. Das heimische Arbeitszimmer erlaubt im Idealfall sogar ein ungestörteres Arbeiten, als es das Büro könnte. Es gibt weniger Ablenkung durch Kollegen. Als Arbeitgeber kann man möglicherweise auch laufende Kosten sparen.

Obwohl das Homeoffice praktisch und für viele interessant sein sollte, gibt es auch Nachteile. Die Flexibilität und Eigenverantwortung können Fluch und Segen zugleich sein. Nicht jeder Arbeitnehmer kann problemlos von Zuhause arbeiten und dabei die gleiche Leistung erbringen. Das Risiko der Ablenkung ist Zuhause selbstverständlich größer. In Zeiten der Krise müssen diese Aspekte möglichst gut überwunden werden. Im normalen Arbeitsleben sollten Vor- und Nachteile stets beachtet werden.

Welche Voraussetzungen müssen für das Homeoffice erfüllt sein?

Oft wird der Umstieg auf Homeoffice leichtfertig durchgeführt. Unternehmer vergessen dabei, dass es durchaus Regelungen und Voraussetzungen zu beachten gibt. Zunächst muss beachtet werden, dass der Arbeitsplatz auch Zuhause gut ausgestattet ist und den rechtlichen Vorgaben entspricht. Die Räumlichkeiten selbst müssen natürlich durch den Arbeitnehmer gestellt werden. Einrichtung und arbeitsnotwendige Gegenstände sollten in der Regel durch den Arbeitgeber bereitgestellt werden. Allgemein ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Bedingungen der Arbeitsstättenverordnung und des Arbeitsschutzgesetzes auch im Homeoffice zu beachten. Im Normalfall werden die genauen Aspekte zwischen beiden Parteien abgesprochen. Besonders, wenn die Heimarbeit nur als Ausnahme oder zumindest selten gewährt wird, ist der heimische Arbeitsplatz nicht allzu relevant. Es ist lediglich dafür zu sorgen, dass der Mitarbeiter die vorgesehen Arbeit erledigen kann.

Ähnlich wie im Büro müssen Arbeitszeiten und Pausenzeiten auch im Homeoffice eingehalten werden. Dabei müssen Unternehmer sich am Arbeitszeitgesetz (ArbZG) orientieren. Zu beachten ist, dass Arbeitnehmer die Arbeitszeit dokumentieren müssen. Im Homeoffice gestaltet sich dies natürlich etwas schwerer. Wie die Dokumentation erfolgen soll, ist gesetzlich nicht genau geregelt. Meistens wird die Aufgabe auf den Arbeitnehmer übertragen. Genutzt werden können verschiedenste manuelle oder voll digitalisierte Aufzeichnungen, beispielsweise per App am eigenen Smartphone.

Auch im Homeoffice kann es zu Unfällen oder Verletzungen kommen. Unfälle oder Verletzungen während der Arbeitszeit Zuhause sind grundsätzlich durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt, sofern sie am Arbeitsort (Büroraum des Heimarbeiters) geschehen. Der Weg zur Toilette ist jedoch nicht versichert. Am Arbeitsplatz im Unternehmen ist die Situation anders. Hier ist der Weg zur Toilette beispielsweise mitversichert.

Einen Anspruch auf Homeoffice gibt es in Deutschland nicht. Es daher wichtig, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig darüber sind, wie das Anstellungsverhältnis gestaltet sein soll. In Zeiten der Corona-Krise reicht hierzu eine lose mündliche Vereinbarung. Soll die Heimarbeit aber allgemein durchgeführt werden, ist eine Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag sinnvoll.

Homeoffice – Arbeitszimmer steuerlich geltend machen

Wer im Homeoffice arbeitet, hat möglicherweise auch steuerliche Vorteile. Das Arbeitszimmer kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Zu beachten ist, dass die Kosten für einen heimischen Arbeitsplatz nur steuerlich absetzbar sind, wenn das Arbeitszimmer ein eigener Raum in Ihrer Wohnung ist. Der Raum muss hauptsächlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Eine Arbeitsecke in einem Raum reicht nicht aus. Wer also in Zeiten der Corona-Pandemie vom Sofa am Notebook arbeitet, kann dies nicht steuerlich geltend machen. Für professionelle Heimarbeiter mit eingerichtetem Arbeitszimmer ist eine Steuerersparnis möglich.

Die Kosten für Arbeitszimmer und Einrichtung können als Werbungskosten oder für Selbständige als Betriebsausgaben angesetzt werden. Wer komplett von Zuhause aus arbeitet, kann die Kosten für das Arbeitszimmer unbegrenzt von der Steuer absetzen. Dafür ist wichtig, dass der Mittelpunkt der Tätigkeit im Homeoffice stattfindet und es keinen Arbeitsplatz in der Firma gibt. Arbeitnehmer, die teilweise im Unternehmen und Homeoffice arbeiten, können in der Regel keine Aufwendungen geltend machen. In Ausnahmen dürfen beispielsweise Außendienstmitarbeiter, Handelsvertreter oder Lehrer bestimmte Kosten in der Steuererklärung angeben. Wer keinen eigenen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber hat, darf nach dieser Ausnahmeregelung einen Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr für das Arbeitszimmer absetzen. Ob Sie im Einzelfall steuerlich profitieren können, sollte mit einem qualifizierten Steuerberater abgesprochen werden.

Wir sehen also, dass die Tätigkeit im Homeoffice auch steuerlich relevant sein kann. Als Unternehmer oder Arbeitnehmer sollte man sich diesbezüglich von einem Steuerberater beraten lassen. Unser Team in Düsseldorf und Oberhausen hilft Ihnen bei diesem und vielen anderen steuerlichen Themen.

Noch Fragen? Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen!

Wir hoffen, dass dieser Beitrag hilfreich und informativ für Sie war. Bei weiteren Fragen sind wir der perfekte Ansprechpartner. Möglicherweise ist das Homeoffice auch als regelmäßige Option im Arbeitsalltag sinnvoll. Unternehmer, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten dabei stets beachten, ob die Heimarbeit im Arbeitszimmer möglicherweise auch steuerlich relevant ist. Wir beraten Sie gerne. Einfach kontaktieren und einen Beratungstermin vereinbaren.

Das Team von Trimborn . Partner wünscht Ihnen gute Gesundheit und viel Stärke in Zeiten der wirtschaftlichen Unsicherheit. Bei Fragen sind wir auch gerne telefonisch erreichbar.