Private Kfz-Überlassung an den Arbeitnehmer: Die neuen Möglichkeiten

In dem Fall, dass das Unternehmen seinen Arbeitnehmer:innen einen Firmenwagen überlässt, wird dieser privat genutzt im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Daraus ergeben sich einige Konsequenzen. Gesetzlich geregelt ist die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer:innen. Die Finanzverwaltung hat nun die wichtigsten aktuellen Regeln für die Anwendung in der Praxis zusammengestellt. Ihr Steuerberater Düsseldorf und Oberhausen hat die größten Veränderungen für Sie zusammengefasst.

Überlässt das Unternehmen seinen Arbeitnehmer:innen einen Firmenwagen, stellt das für die Arbeitnehmer:innen einen geldwerten Vorteil dar. Es handelt sich in diesem Fall um einen Sachbezug. Dieser muss als Arbeitslohn versteuert werden. Der gewonnene Vorteil entsteht für einen Arbeitnehmer, weil dieser seinem Arbeitgeber seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt. Die Höhe des Sachbezugs ist gesetzlich geregelt.

Es ist so geregelt, dass die private Nutzung durch den Arbeitnehmer als Arbeitslohn zu erfassen ist. Daraus folgt, dass der Vorgang für das Unternehmen insgesamt betrieblich ist. Im Endeffekt bedeutet das, dass bezogen auf das Unternehmen immer eine 100-prozentige betriebliche Nutzung vorliegt.

Die Fahrten für die private Nutzung

Für die private Nutzung werden Fahrten unterschiedlich erfasst:

• allgemeine Privatnutzung: Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder es wird pauschal mithilfe der 1%-Methode gerechnet. Dabei wird 1% vom Bruttolistenpreis des Firmenwagens zuzüglich Sonderausstattung als monatlicher Arbeitslohn angesetzt. Alternativ sind die tatsächlichen Kosten, die auf die Privatfahrten entfallen, steuerlich zu erfassen. Hier muss darauf geachtet werden, dass die Arbeitnehmer:innen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen, aus dem ersichtlich ist, wie sich die Fahrten zusammensetzen.
• Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Diese sind entweder pauschal oder mit den tatsächlichen Kosten als Arbeitslohn anzusetzen
• Familienheimfahrten: Diese werden im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nur dann angesetzt, wenn der Arbeitnehmer pro Woche mehr als eine Fahrt unternimmt. Das heißt nur über eine einmalige Fahrt pro Woche hinausgehende Fahrten sind beim Arbeitslohn zu erfassen.

Die Nutzungsversteuerung

Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist kalendermonatlich ein Betrag von 0,03% des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu versteuern.

Hier ist es wichtig, dass Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auch bei Tätigkeiten im Homeoffice, bei Teilzeitvereinbarung, Dienstreisen, Kurzarbeit oder Auslandsaufenthalt mit 0,03% zu versteuern sind. Das ist die bestehende Regelung, denn der geldwerte Vorteil entsteht allein durch die Möglichkeit der Nutzung und nicht erst durch die tatsächliche Nutzung.

Wechsel von 0,03%-Regelung zu Einzelfahrtbewertung

Hier kommt es zu einer Neuerung. Es entsteht nämlich die Möglichkeit des rückwirkenden Wechsels von der 0,03%-Regelung zur Einzelfahrbewertung. Für alle betrieblich überlassenden Fahrzeuge stand bisher fest, dass die Anwendung der 0,03%-Regelung oder die Einzelfahrtbewertung durch den Arbeitgeber für jedes Kalenderjahr einheitlich festgelegt werden. Zwischen den Methoden durfte während des Kalenderjahres bisher nicht gewechselt werden.

Nach der neuen Auffassung ist ein rückwirkender Methodenwechsel im laufenden Kalenderjahr allerdings zulässig, aber nur für das gesamte Kalenderjahr und vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung im Rahmen des § 41c EStG. Das hat zu Folge, dass jetzt auch im Bereich der Sozialversicherung und Umsatzsteuer die Anpassung übernommen werden kann.

Die 1%-Regelung und das Fahrtenbuch

Bei der Privatnutzung kommt entweder die 1%-Regelung oder die Fahrtenbuch Variante in Frage. Auch hier war nach bisheriger Auffassung nur ein unterjähriger Wechsel für dasselbe Kfz zwischen den Regelungen möglich. Hier lässt das BMF fortan eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das gesamte Kalenderjahr zu.

Fahrtenbücher ordnungsgemäß zu führen ist eine große Herausforderung für Arbeitnehmer:innen. Das Finanzamt ist bei der Überprüfung sehr streng. Mängel führen zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs. In diesem Fall wird die private Kfz-Nutzung durch das Finanzamt nach der 1%-Regelung versteuert. Eine gute Alternative sind elektronische Fahrtenbücher. Diese werden dann von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn aus ihnen dieselben Daten wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch hervor gehen.

Zuzahlungen und die steuerliche Behandlung

Grundsätzlich gilt in dem Fall, dass die Arbeitnehmer:innen an die Arbeitgeber:innen für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kfz, insbesondere für die Nutzung zu privaten Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten ein Nutzungsentgelt zahlen. Dieses Entgelt mindert nach steuerlicher Betrachtung den Nutzungswert. Das ist auch der Fall, wenn die Arbeitnehmer:innen das Nutzungsentgelt auf die Weisung der Arbeitgeber:innen an einen Dritten zahlt.

Aus steuerlicher Betrachtung fehlte es vor dem Hintergrund des gezahlten Nutzungsentgeltes an einer Bereicherung der Arbeitnehmer, was steuerlich zu berücksichtigen ist.

Auch hier entscheidet das BFH anders als zuvor. Nun sind zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen des Arbeitnehmers für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeuges bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen. Die Rechtsprechung des BFH wurde von der Finanzverwaltung übernommen.

Steuerberater Düsseldorf und Oberhausen

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