Steuerberater erklärt: Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

19. April 2021

Die Zeiten, wo die Lohnsteuerbescheinigung auf Papier gedruckt und ausgehändigt wurde, sind glücklicherweise vorbei. Im Jahr 2003 hat die Lohnsteuerbescheinigung den Schritt in die digitale Welt gewagt und wird seitdem elektronisch übermittelt. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bringt viele Vorteile und ist essenziell für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Als Ihr Steuerberater möchten wir mit diesem Beitrag eine umfängliche Übersicht zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bereitstellen.

Grundlagen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Die Inhalte der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung basieren auf den offiziell sogenannten ELStAM (Elektronische-Lohn-Steuer-Abzugs-Merkmale). Betrachtet man den offiziellen Begriff, werden die essenziellen Funktionen der Lohnsteuerbescheinigung klar. Die ELStAM ist primär als Informationsquelle für Lohnsteuerabzugsmerkmale zu betrachten. Folgende wichtige Informationen findet man auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung:

Steuerklasse des Arbeitnehmers
Kirchensteuermerkmal des Steuerzahlers
Kirchensteuermerkmal des Ehegatten/ Lebenspartners
Anzahl bzw. Betrag der Kinderfreibeträge
Lohnsteuerfreibetrag
Frei- und Hinzurechnungsbetrag

Für die steuerlichen Sachverhalte bei nichtselbstständiger Arbeit ist die Lohnsteuerbescheinigung damit ein essenzieller Bestandteil. All diese Daten werden beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und verwaltet.

Wie kann die elektronische Lohnsteuerbescheinigung abgerufen werden?

Die Informationen der ELStAM sind grundsätzlich für drei Parteien relevant. Dazu zählen die Finanzbehörden, der Arbeitgeber und Sie als Steuerzahler. Da die Finanzbehörden schlussendlich alle Informationen gespeichert haben, können diese intern einfach abgerufen und für anstehende Aufgaben genutzt werden. Der Arbeitgeber hat nicht automatisch Zugriff auf die Daten. Damit Ihr Arbeitgeber Zugriff auf die Lohnsteuerinformationen erhält, benötigt dieser die folgenden Angaben von Ihnen:

Steuerliche Identifikationsnummer
Geburtsdatum
Angaben zu Haupt- und Nebentätigkeiten

Mithilfe dieser Informationen kann die elektronische Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber eingesehen werden. Es ist allerdings zu beachten, dass lediglich der Hauptarbeitgeber vollen Zugriff auf die ELStAM Angaben hat. Weitere Arbeitgeber, beispielsweise einer nebenberuflichen Tätigkeit, können nur ausgewählte Informationen abrufen. So kann der nebenberufliche Arbeitgeber Abzüge der Kirchensteuer, einen möglichen Freibetrag und die Steuerklasse VI einsehen. Damit ist der Informationszugriff für diesen Arbeitgeber deutlich eingeschränkt.

Natürlich können auch Sie selbst auf die gespeicherten Daten zugreifen. Hierzu nutzen Sie einfach das ELSTER-Portal. Um die Daten im ELSTER-Portal abrufen zu können, müssen Sie sich bereits registriert haben oder neu registrieren. Falls Fragen bezüglich der Lohnsteuer aufkommen, können Sie so schnell die passenden Informationen abfragen. Als Steuerberater möchten wir Ihnen allerdings auch dazu raten, regelmäßig die Informationen der Lohnsteuerbescheinigung auf Richtigkeit zu prüfen.

Änderungen in der Lohnsteuerbescheinigung

Die berufliche und persönliche Situation kann sich bei Steuerzahlern jederzeit ändern, was häufig auch zu einer steuerlichen Veränderung führt. Auch die Informationen in der Lohnsteuerbescheinigung müssen in einigen Fällen aktualisiert werden. Teilweise werden Änderungen automatisch vom Finanzamt gemacht. Andere Änderungen müssen Sie dem Finanzamt selbstständig melden. Dem Finanzamt muss vor allem ein Wechsel der Steuerklasse gemeldet werden. Auch das Anmelden von Kinderfreibeträgen muss selbstständig durchgeführt werden. Kirchenein- oder austritt, Eheschließung / Begründung einer Lebenspartnerschaft, Geburt, Adoption oder Tod zählen zu den Änderungen, die von den jeweiligen Meldebehörden an das Finanzamt übermittelt werden. Diese Änderungen sollten sich also automatisch in der Bescheinigung zeigen. Falls die Änderungen nicht auftauchen, kann man als Steuerzahler natürlich auch direkt auf das Finanzamt zugehen und die neuen Informationen mitteilen.

Rechte für Arbeitnehmer nutzen!

Arbeitnehmer können nicht nur die Informationen der Lohnsteuerbescheinigung einsehen. Es gibt weitere Rechte und Möglichkeiten, die Sie kennen sollten. Zunächst gibt es das sogenannte Auskunftsrecht, was schlichtweg den Abruf aller Informationen regelt. Darüber hinaus können Sie im ELSTER-Portal auch einsehen, welche Informationen in den letzten zwei Jahren vom Arbeitgeber abgerufen wurden. Was zunächst nach einer „unwichtigen“ Information klingt, kann in unterschiedlichen Situationen sehr hilfreich sein. Es ist also wichtig, dass Sie über die Möglichkeit informiert sind. Mit einem passenden Antrag können Sie sogar bestimmte Arbeitgeber für den Informationsabruf sperren lassen. Dabei sind sowohl eine Teil- als auch eine Vollsperrung der gespeicherten Informationen möglich. Auch dies ist in den meisten Fällen nicht notwendig, aber in speziellen Situationen von großem Nutzen. Für das genaue Verfahren einer Sperrung sollten Sie einen qualifizierten Steuerberater kontaktieren.

Wechsel des Arbeitgebers und ELStAM

Die Aufnahme von einem neuen Arbeitsverhältnis oder die Kündigung von einem bestehenden Arbeitsverhältnis sind wichtig für die Lohnsteuerbescheinigung. Sobald Sie einen neuen Arbeitgeber haben, müssen Sie dem Arbeitgeber bzw. der zuständigen Abteilung im Unternehmen Ihre Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) und Ihr Geburtsdatum mitteilen. Zudem müssen Sie angeben, ob es sich um eine Neben- oder Haupttätigkeit handelt. Die weiteren Schritte mit ELStAM werden normalerweise darauffolgend vom Arbeitgeber übernommen. Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, muss der Arbeitgeber diese Information als das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Die passende Eintragung in der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt im Anschluss automatisch.

Nebenjob und ELStAM

Möchten Sie neben der primären Tätigkeit einen weiteren Job annehmen, gelten dabei zunächst die gleichen Schritte, wie bei einer Haupttätigkeit. Es müssen dem Arbeitgeber Angaben zu Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) und Geburtsdatum gemacht werden. Zudem müssen Sie dem Arbeitgeber mitteilen, dass es sich um eine Nebentätigkeit handelt. Es kann sein, dass der Grundfreibetrag in der Haupttätigkeit nicht vollständig ausgeschöpft wird. Soll der übrige Freibetrag für den Nebenjob verwendet werden, müssen Sie dies dem neuen Arbeitgeber mitteilen.

Falsche Daten in ELStAM korrigieren

Natürlich sollten alle Angaben der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung korrekt sein. Fehler passieren aber auch hier. Neben von Menschen verursachten Irrtümern ist leider auch die digitale steuerliche Verwaltung nicht vor Fehlern geschützt. Umso wichtiger ist es, dass Sie regelmäßig prüfen, ob alle ELStAM Daten korrekt sind. Besonders im Rahmen von Änderungen sollte eine kurze Überprüfung erfolgen. Mit etwas Glück kann auch der Arbeitgeber auf Fehler aufmerksam werden und Ihnen dies mitteilen. Allgemein prüft der Arbeitgeber allerdings keine Daten in ELStAM und ist hierzu auch nicht verpflichtet. Daher sollten Sie als Steuerzahler regelmäßig einen prüfenden Blick auf die Angaben werfen.

Doch was ist zu tun, wenn Ihnen ein Fehler auffällt? Wie so oft im steuerlichen Bereich gibt es auch für diesen Fall ein passendes Formular, welches Sie einfach ausfüllen und an die zuständige Behörde übermitteln können. Sofern Sie sich nicht ausreichend sicher sind, welches Formular ausgefüllt werden muss bzw. wie die Änderung aussehen sollte, möchten wir empfehlen, einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren.

Steuerberatung in Düsseldorf und Oberhausen

Tatsächlich ist die Thematik um ELStAM nicht allzu komplex. Sofern Sie als Steuerzahler grundlegende Aspekte beachten und eine allgemeine Übersicht haben, sind Sie gut aufgestellt.

Leider gibt es viele andere steuerliche Themen, die deutlich mehr Fachwissen und Erfahrung voraussetzen. Damit Sie nicht wochenlang recherchieren müssen, gibt es glücklicherweise Ihre Steuerexperten von Trimborn . Partner. In unseren Kanzleien in Düsseldorf und Oberhausen wartet unser Team auf Ihre Fragen und Anliegen. Mit jahrelanger Erfahrung und einer weitreichenden Branchenspezialisierung können wir Ihnen den bestmöglichen Service bieten. Kontaktieren Sie uns, um ein erstes Beratungsgespräch zu vereinbaren. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!