Kassenführung in 2020: Was Unternehmer wissen sollten

10. Juli 2020

Unternehmer sind verpflichtet, sämtliche Geldflüsse im Geschäftsalltag aufzuzeichnen und die Belege darüber langfristig aufzubewahren. Besonders hinsichtlich der Steuererklärung und steuerlichen Prüfungen ist es von großer Wichtigkeit, dass Unternehmer alle relevanten Kennzahlen und Vorfälle zur Hand haben. Neben den allgemeinen handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ist die korrekte Kassenführung sehr wichtig. Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme zur Kassenführung verwenden, müssen sich an diverse Regeln halten. Mit diesem Beitrag möchten wir einen Überblick zur Kassenführung in 2020 geben und aufzeigen, was auch für Ihr Unternehmen relevant sein könnte. Als Steuerberater in Düsseldorf wissen wir, dass es aufgrund regelmäßiger Neuerungen im Gesetz häufig zu ungewollten Fehlern kommt. Unsere Beratung hilft Ihnen dabei solche Missverständnisse zu vermeiden.

Kassenführung – Was sind elektronische Aufzeichnungssysteme?

Bei der Kassenführung wird regelmäßig der Begriff „elektronisches Aufzeichnungssystem“ verwendet. Zum besseren Verständnis möchten wir diese Begrifflichkeit eingangs näher erklären: Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen handelt es sich um Hard- und Software zur elektronischen Datenverarbeitung, die dabei helfen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen und zu dokumentieren. Die Kassenführung und Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen sind besonders bei Unternehmen zu finden, deren Zahlungsverkehr in großen Teilen durch Bargeld abgewickelt wird (z.B. eine Bäckerei). In der Praxis werden die folgenden Systeme als elektronische Aufzeichnungssysteme zusammengefasst:

elektronische Registrierkassen
PC-Kassen-Systeme
Tablet-/App-Kassen-Systeme
Waagen mit Registrierkassenfunktion

Was sind die steuerrechtlichen Grundlagen und wichtigsten Verwaltungsvorschriften?

Für die Kassenführung sind eine Vielzahl von Steuergesetzen und Verwaltungsvorschriften relevant. Für einen guten Überblick werden die wichtigsten Gesetze nachfolgend aufgezählt. Es ist nicht notwendig, dass Sie als Unternehmer alle Gesetztestexte lesen oder gar auswendig lernen. Vielmehr sollte ein guter Überblick über die wichtigsten Vorschriften vorhanden sein. Der rechtliche Rahmen wird durch die folgenden Gesetze geregelt:

145 AO = Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen.
146 AO = Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen.
146a AO = Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.
147 AO = Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen.
Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) = Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme.

Aufbauend auf diesen grundlegenden Gesetzen wird die genaue Auslegung in sogenannten BMF-Schreiben erläutert. Wichtig sind die folgenden Vorschriften:

Kassenrichtlinie 2010: BMF, Schreiben v. 26.11.2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl 2010 I S. 1342 KAAAD-56752.
Anwendungserlass zu § 146 AO: BMF, Schreiben v. 19.6.2018 – IV A 4 – S0316/13/10005 :53, BStBl 2018 I S. 706 KAAAG-87345.
Anwendungserlass zu § 146a AO: BMF, Schreiben v. 17.6.2019 – IV A 4 – S 0316 a/18/10001, BStBl 2019 I S. 518 GAAAH21300.
Nichtbeanstandungsregelung bis 30.9.2020: BMF, Schreiben v. 6.11.2019 -IV A 4 – S 0319/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 1010 LAAAH-34462.
Neufassung der GoBD: BMF, Schreiben v. 28.11.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003:001 TAAAH-23416.

Für Unternehmer, die sich nur selten oder vielleicht gar nicht mit der Kassenführung beschäftigen, können die vielen Vorschriften und Gesetze schnell unübersichtlich werden. Es ist daher durchaus sinnvoll, die Beratung von einem qualifizierten Experten in Anspruch zu nehmen. Bei steuerrechtlichen Fragen und Anliegen beraten wir Sie gerne. Nachfolgend werden wir einige wichtige Aspekte der Kassenführung kurz aufgreifen. Vergessen Sie aber nicht: Eine umfangreiche Beratung kann durch diesen Beitrag nicht ersetzt werden!

Kernfunktion der elektronischen Kassenführung

Noch vor wenigen Jahren wurden die meisten Geschäftsvorfälle auf Papier festgehalten, ausgedruckt und anschließend verwahrt. Mittlerweile wird auf eine elektronische Kassenführung gesetzt. Der große Vorteil von elektronischen Kassensystemen ist, dass einzelne Daten immer und mit wenigen Handgriffen aufgerufen werden können. Besonders im Rahmen einer Betriebsprüfung ist es wichtig, dass die elektronischen Daten schnell und geordnet verfügbar sind. In der Praxis werden ausgedruckte Abrechnungen oder ähnliche Unterlagen nur noch selten anerkannt. Mittlerweile sind weitgehend elektronische Belege als Buchungsbeleg für den Steuerberater interessant. Doch auch hier wird zunehmend wird rein digitale Daten zurückgegriffen.

Einzelaufzeichnungspflicht – Was ist zu beachten?

Bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen gab und gibt es immer wieder Probleme mit Manipulationen. Als Lösung gilt seit 2018 im Rahmen einer elektronischen Kassenführung die Einzelaufzeichnungspflicht: Nach dieser Vorschrift müssen elektronische Aufzeichnungssysteme die einzelnen Geschäftsvorfälle nach dem Abschluss unmittelbar und unveränderbar aufzeichnen. Ausnahmen für diese Regelung gibt es nicht! Zudem ist es elementar, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos überprüfbar ist. Darüber hinaus muss es möglich sein, die aufgezeichneten Daten in Einzelpositionen abzurufen. Genauer gesagt: Artikel bzw. Geschäftsvorfalle müssen genau definiert werden und in der elektronischen Kasse programmiert sein.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Kassensysteme sind komplex. Mit einer großen Anzahl von Geschäftsvorfällen kann die Prüfung, beispielsweise durch die Finanzbehörde, erschwert werden. Um die Nachprüfung der Daten zu erleichtern, ist eine ausführliche Verfahrensdokumentation notwendig. Im Rahmen der Verfahrensdokumentation sollten die folgenden betrieblichen Bereiche erläutert werden:

Allgemeine Betriebsbeschreibung
Anwenderdokumentation
Betriebsdokumentation
Technische Systemdokumentation

Die Verfahrensdokumentation wird oft vergessen oder nicht sachgemäß durchgeführt. An dieser Stelle möchten wir daher darauf hinweisen, dass Sie stets darauf achten, hier Fehler zu vermeiden.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE)

Seit 2020 müssen alle Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE) verfügen. Für Unternehmer mit alten Systemen gibt es eine Übergangsphase bis zum 30.9.2020. Falls Sie als Unternehmer noch nicht auf den neuen Standard umgestiegen sind, sollten Sie die entsprechende Umsetzung forcieren.

Fragen zum Steuerrecht vom Experten beantwortet

Das Steuerrecht und die damit verbundenen Vorschriften sind komplex und ohne das passende Fachwissen kaum zu überblicken. Glücklicherweise müssen Unternehmer nicht alleine im bürokratischen Dschungel agieren. Als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen helfen wir dabei steuerliche Fragen zu klären und Richtlinien einzuhalten. Auch beim Thema Kassenführung unterstützen wir Sie sehr gerne. Unser Team freut sich auf ein Beratungsgespräch mit Ihnen. Kontaktieren Sie uns, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.