Bewirtungskosten als Betriebsausgaben: Was sollten Unternehmer beachten?

Als Bewirtungskosten werden Aufwendungen bezeichnet, die für Speisen oder Getränke entstehen. Es handelt es sich demnach um Aufwendungen der Lebensführung, was wiederum nach einer allgemeinen Betrachtung einen Steuerabzug ausschließt. Ein Großteil der Restaurantbesuche ist schlussendlich nicht von der Steuer absetzbar. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, wo Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden dürfen. Damit Unternehmer diese Ausnahmen auch tatsächlich nutzen können, müssen diverse Punkte aus dem Steuerrecht beachtet werden. Als Steuerberater wissen wir selbstverständlich, wie die Bewirtungskosten vom Fiskus behandelt werden. Dieses Wissen haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.

Die Grundlagen: Bewirtungskosten als Betriebsausgaben

Wie bereits angemerkt gibt es zwei Ausnahmen, die es ermöglichen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben zu bewerten. Diese Ausnahmen finden sich im Einkommensteuergesetz. Davon ausgehend können Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern die Aufwendungen anlässlich einer Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass entstehen. Die zweite Ausnahme greift bei nicht geschäftlichen, sondern allgemein betrieblichen Bewirtungskosten. In den nachfolgenden Absätzen werden wir uns mit beiden Ausnahmesituationen beschäftigen und die Voraussetzungen für einen Abzug erläutern.

Begriffliche Abgrenzung der Bewirtungskosten

Bevor wir einen Blick auf den steuerlichen Abzug werfen können, muss die Begrifflichkeit der Bewirtungskosten betrachtet werden. An dieser Stelle ist mit Sicht auf die Steuer eine gewisse Abgrenzung vorzunehmen. Als Bewirtungskosten werden grundsätzlich Aufwendungen bezeichnet, die für Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln entstehen. Ebenfalls zu den Bewirtungskosten gezählt werden Nebenkosten, die mit der primären Bewirtungsleistung in Verbindung stehen. Es kann sich beispielsweise um Garderobenkosten oder Trinkgelder handeln. Die Bewirtung muss dabei nicht immer in einem Restaurant stattfinden. Auch der Einkauf von Speisen und Getränken in einem Supermarkt oder die Lieferung durch einen Lieferdienst kann als Bewirtungskosten gewertet werden. Aus steuerlicher Sicht ist es allerdings wichtig, dass die Bewirtung, also das Essen und Trinken im Vordergrund steht. Ein Klassiker, der nicht unter Bewirtungskosten anerkannt wird, ist der Besuch im Nachtclub. An dieser Stelle ist es irrelevant, dass Getränke gereicht werden. Der Fokus ist in diesem Fall falsch gelegt. Ebenfalls nicht als Bewirtung gewertet werden sogenannte Aufmerksamkeiten. Hierzu zählt das Anbieten eines Kaffees, Erfrischungsgetränkes oder Gebäcks. Auch die Verkostung von Produkten bei einem Herstellungsbetrieb wird nicht als Bewirtung gewertet. Diese grundlegenden Einordnungen sind essenziell, um Aufwendungen als Bewirtungskosten und damit Betriebsausgaben abzusetzen.

Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass

Wie zuvor kurz angemerkt können die Bewirtungskosten von einem geschäftlichen Anlass als Betriebsausgaben angesetzt werden. Der geschäftliche Anlass ist immer dann gegeben, wenn die Bewirtung der Geschäftsbeziehung dient oder eine solche Beziehung aufgebaut werden soll. Es geht in der Regel um die Bewirtung von Kunden, Lieferanten, Handelsvertretern, Bewerbern und Beratern. Auch die Aufwendungen für etwaige Begleitpersonen können geschäftlich veranlasst sein. Wichtig ist, dass die Bewirtung im eigenen Haus in der Regel nicht als geschäftlich anerkannt wird. Es gibt an dieser Stelle lediglich sehr besondere Ausnahmen. Ebenfalls problematisch sind Bewirtungen im Zusammenhang mit privaten Ereignissen, wie einem Geburtstag. In diesen Fällen können Sie zumindest davon ausgehen, dass der Fiskus genauer hinschaut oder die Bewirtungskosten nicht anerkennt.

Im Rahmen einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass gibt es eine sogenannte Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 Prozent. Die Bewirtungskosten können demnach lediglich in einem Anteil von 70% steuerlich angesetzt werden. Die Idee ist, dass die übrigen 30% als private Ausgaben betrachtet werden, die ohnehin für den privaten Nahrungskonsum ausgegeben werden müssten.

Bewirtungskosten mit allgemein betrieblichem Anlass

Bei einer Bewirtung mit einem allgemein betrieblichen Anlass gilt die Abzugsbeschränkung nicht. Es können die vollständigen Bewirtungskosten angesetzt werden. Wann handelt es sich also um einen allgemein betrieblichen Anlass. Die einzige Ausnahme, die nicht geschäftlich gewertet wird, ist die Bewertung von eigenen Mitarbeitern des Unternehmens. Dies ist beispielsweise bei einer Betriebsveranstaltung oder Weihnachtsfeier gegeben. Teilweise können auch die Kosten für Angehörige der Arbeitnehmer einbezogen werden.

Angemessenheit von Bewirtungskosten

Wenn die Bewirtungskosten unter diesen Voraussetzungen anerkannt werden, darf es vielleicht auch mal etwas teurer sein. Möglicherweise zieht man so das Luxusrestaurant für sich in Betracht. Leider macht das Steuerrecht hier mit der „Angemessenheit“ einen Strich durch Rechnung. Kosten, die als unangemessen angesehen werden können, sind nicht abzugsfähig. Es stellt sich die Frage, was eine angemessene Bewirtung bedeutet. Diese Entscheidung muss im Einzelfall anhand der Rahmenbedingungen gefällt werden. Klar ist, dass Sie mit Ihren Geschäftspartnern nicht zu einem Imbiss gehen müssen, um einen Steuerabzug zu ermöglichen. Wie teuer es werden darf, ist allerdings abhängig davon, wie die gemeine Verkehrsauffassung und die jeweiligen Branchenverhältnisse aussehen. Es sollte an dieser Stelle also tendenziell Bescheidenheit gelebt werden, um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden. Werden die Bewirtungskosten als unangemessen bewertet, können die Aufwendungen nicht steuerlich beachtet werden.

Nachweise und Aufzeichnungspflichten beachten

In der Regel möchte das Finanzamt für Aufwendungen einen passenden Nachweis sehen. Dies ist auch bei Bewirtungskosten gegeben. Unternehmer sollten daher stets auf einen passenden Nachweis und die Aufzeichnungspflichten achten. In diesem Rahmen müssen die Höhe und die geschäftliche Veranlassung zeitnah schriftlich nachgewiesen werden. Es gibt etwaige Vordrucke, die Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen umfassen. Wichtig ist, dass der Nachweis vom steuerpflichtigen Unternehmer unterschrieben wird. Es ist zudem nötig, dass etwaige Rechnungen zusammen mit den Aufzeichnungen aufbewahrt- und dem Fiskus übermittelt werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass alle verzehrten Speisen und Getränke einzeln aufgeführt werden. Zudem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich aufgeführt werden. Ein Fehler bei der Aufzeichnung kann dazu führen, dass die Kosten nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Steuerberatung in Düsseldorf und Oberhausen

Sofern Sie die in diesem Beitrag aufgeführten Rahmenbedingungen beachten, können Sie als Unternehmer problemlos Bewirtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Abschließend müssen wir darauf hinweisen, dass es im Steuerrecht und bestimmten Einzelfällen stets zu Abweichungen und Sonderregelungen kommen kann. Sofern Fragen aufkommen oder eine gewisse Unsicherheit im Umgang mit den Bewirtungskosten besteht, sollte ein Steuerberater konsultiert werden. Natürlich können Sie die steuerlichen Aufgaben auch vollständig an einen Steuerberater abtreten, welcher sich in diesem Rahmen auch um die korrekte Behandlung von Bewirtungskosten kümmern wird. Dennoch muss die Vorarbeit, also das korrekte Ausfüllen der Nachweise, stets von Ihnen als Unternehmer erfolgen. Somit sollten Sie die Informationen aus diesem Beitrag verinnerlichen und zukünftig beachten.

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