Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung – vorausschauende Vorbereitung

Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung sollen Einsparpotenziale und Effizienzgewinne realisiert werden. Aus diesem Grund werden Arbeitgeber dazu verpflichtet Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Ab dem 1. Januar 2023 sind die euBP verpflichtend. Konkret heißt das, dass die Pflicht zur digitalen Speicherung von Entgeltunterlagen schon jetzt erfüllt werden sollte. Ihr Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen hat einmal zusammengefasst worauf man achten sollten.

Eingeführt wurde der gesetzliche Rahmen für eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) in der Sozialversicherung 2011. Ab Anfang 2014 wurde die euBP im Regelbetrieb durchgeführt. Es bestand die Wahl zwischen der neuen Variante und der „herkömmlichen“ Betriebsprüfung in Präsenzform. Dabei war die Wahrnehmung des Angebotes für den Arbeitgeber nicht verpflichtend. Dennoch wuchs der Anteil von durchgeführten euBP auf über 60% im Jahr 2021.

Es gibt einige Vorteile, die durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung umgesetzt werden. Sie vereinfacht die Vorbereitung und Durchführung der Prüfung. Sie ermöglicht die elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten. Sie ermöglicht die Analyse der Daten mittels Prüfsoftware. Sie macht eine Prüfung vor Ort überflüssig und bietet die Möglichkeit der elektronischen Abrufbarkeit der Ergebnisse.

Die elektronische Form der Entgeltunterlagen

Nun liefert die euBP Einsparpotenziale und Effizienzgewinne für den Sozialgesetzgeber und die Arbeitgeber. Diese beiden Ziele sind nur dann erreichbar, wenn die relevanten Entgeltunterlagen ebenfalls elektronisch geführt werden. Aus diesem Grund leitet sich die neu eingeführte Pflicht ab: Die Entgeltunterlagen müssen von Arbeitgebern elektronisch geführt werden.

Mit der Verpflichtung Entgeltunterlagen elektronisch zu führen geht einher, dass bestimmte Unterlagen erst gar nicht mehr von Arbeitgeber in Papierform ausgegeben werden. Es reicht an dieser Stelle aus, dass sie in elektronischer Form bereitgestellt werden. Verschiedene Datei-Formate sind in dem Zusammenhang denkbar. Neben pdf-Dateien sind Bilddateien in Formt .jpeg, .bmp, .png oder .tif denkbar. Ziel des Vorganges ist es, dass ein Medienbruch bei der Übernahme vermieden wird.

Dem Gesetzestext zu Folge müssen die Entgeltunterlagen schon seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorliegen. Die entsprechenden Grundsätze stellten die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger aus. Herausgegeben wurden die gemeinsamen Grundsätze am 18. März 2022. Sie liefern wichtige Hinweise zur Umsetzung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung in der Praxis. In diesen Grundsätzen wurde klargestellt, dass die elektronische Führung der Entgeltunterlagen nur für solche Unterlagen gilt, die ab dem 1. Januar 2022 neu erstellt oder ausgestellt wurden oder in der Zukunft neu erstellt oder ausgestellt werden. Dokumente aus älteren Jahren müssen also nicht nachträglich digitalisiert werden.

Auch sind Arbeitgeber nicht allein dafür verantwortlich, dass diese Entgeltunterlagen elektronisch existieren. Beschäftigte und andere Stellen (beispielsweise Krankenkassen) werden ebenfalls verpflichtet ihre Unterlagen bereits in digitaler Form beim Arbeitgeber anzuliefern. Mitgliedsbescheinigung von Krankenkassen werden bereits seit dem 1. Januar 2021 nur noch in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

Unterlagen mit Unterschriftserfordernis

Einen Sonderstatus haben Dokumente, die die Wirksamkeit einer Unterschrift bedürfen. Für diese Unterlagen sieht das Gesetz eine Schriftform vor. Ein klassisches Praxisbeispiel betrifft die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. In dem Fall, von geringfügig entlohnten Beschäftigten, die einen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht stellen, wird auf dem Dokument der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert.

Für diese Art Unterlagen gilt, dass das Dokument im besten Fall bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur beim Arbeitgeber angeliefert wird. Denn dieses elektronische Dokument kann angenommen und aufbewahrt werden. In anderen Fällen wird das Dokument jedoch in Papierform bereitgestellt. Dann muss das Dokument in eine digitale Form überführt werden. Doch wichtig ist: Auch das Papieroriginal muss aufbewahrt werden. Außer aber die Übergabe erfolgt mit einer fortgeschrittenen Arbeitgebersignatur. Nur dann darf das Papieroriginal vernichtet werden.

Befreiungsrecht

Arbeitgeber können sich von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien lassen. Ein bewilligter Antrag sorgt dafür, dass eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten bis zum 31. Dezember 2026 aufgeschoben wird. Ein formloser Antrag an den Rentenversicherungsträger genügt. Enthalten muss er die Betriebsnummer. Selbst ein kurzfristiger Antrag ist möglich, sofern er vor der nächsten Betriebsprüfung eingeht. Eine konkrete Antragsfrist ist nicht vorgesehen.

Bewilligt der zuständige Rentenversicherungsträger den Antrag auf Befreiung, gilt die Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen erst für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab dem 1. Januar 2027 ergeben. Die rückwirkende Digitalisierung der Entgeltunterlagen für die Zeiten vor dem 1. Januar 2027 sind zwar erlaubt, aber nicht zwingend erforderlich.

Steuerberater Düsseldorf und Oberhausen

Trimborn.Partner ist Ihr Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen. Unser Team steht Ihnen bei rechtlichen und steuerlichen Fragen gerne zur Verfügung. Machen Sie einfach einen Termin aus.