Effiziente Einführung der E-Rechnung: Praktische Leitlinien für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen. In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Unternehmen sich kontinuierlich bemühen, ihre Abläufe zu optimieren und Kosten zu reduzieren, bietet die E-Rechnung eine innovative Lösung zur Vereinfachung und Beschleunigung des Rechnungswesens. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft im Inland ansässige Unternehmen, die steuerpflichtige sowie steuerfreie B2B-Leistungen i. S. des § 4 Nr. 1 bis 7 UStG und inländische § 13b UStG-Umsätze erbringen oder in Anspruch nehmen.

Doch neben den offensichtlichen Vorteilen in Bezug auf Effizienz und Nachhaltigkeit wirft die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung auch eine Reihe von Herausforderungen auf, denen Unternehmen begegnen müssen. Wie sich die Umstellung auf die einzelnen Unternehmensbereiche auswirkt, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Einkauf

Die Umstellung auf E-Rechnungen beginnt im Einkauf mit der Bestellung. Durch die Integration der Bestellnummer in die E-Rechnung wird ein automatischer Abgleich mit dem ERP-System ermöglicht, was die Richtigkeit von Menge und Preis sicherstellt. Darüber hinaus kann durch die Integration des Wareneingangs in das System ein Abgleich mit der tatsächlich gelieferten Menge erfolgen, was die Genauigkeit und Effizienz der Bestellprozesse erhöht.

Wesentlich für die korrekte Steuerfindung sind die in der Bestellung enthaltenen Informationen, wie die Waren- oder Dienstleistungsnummern und die Lieferadresse. Bei internationalen Geschäften ist die korrekte Registrierung im Ausland entscheidend, um steuerliche Compliance sicherzustellen. Hier spielt SAP eine wichtige Rolle, da es länderübergreifende Steuerschemata unterstützt und die Verwaltung der Lieferadressen und USt-IdNrn. vereinfacht.

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft profitiert von der Digitalisierung durch die Integration von Bestelldaten. Ein Abgleich der Bestellnummern ermöglicht eine präzise Steuerfindung und stellt sicher, dass die Ware an die korrekte Lieferadresse gesendet wird. Für innergemeinschaftliche Erwerben sind Intrastat-Meldungen erforderlich, die oft durch die Steuerabteilung in Zusammenarbeit mit der Warenwirtschaft erstellt werden. Die Pflege der Daten im Warenwirtschaftssystem erleichtert die Erstellung dieser Meldungen und verhindert manuelle Fehler.

Buchhaltung

Die Buchhaltung spielt eine zentrale Rolle bei der Prüfung und Buchung von E-Rechnungen. Automatische Prüfungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungen können fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen frühzeitig identifizieren und zurückweisen. Die regelmäßige Überprüfung der Kreditorenstammdaten, einschließlich der USt-IdNr., ist unerlässlich, um die Steuerfindung zu optimieren. Zudem kann eine Software zur Validierung der USt-IdNrn. helfen, die Richtigkeit der steuerlichen Angaben zu gewährleisten.

ERP-System

ERP-Systeme sind das Herzstück der Datenintegration und Steuerfindung im Unternehmen. Sie ermöglichen die Verbindung von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen und sorgen so für einen nahtlosen Datenfluss. Add-ons und Tax Engines können dabei unterstützen, die notwendigen Informationen zu extrahieren und die Steuerfindung zu automatisieren. Ein Workflow für die Rechnungsprüfung stellt sicher, dass auch bei Abweichungen die Rechnungen korrekt und effizient bearbeitet werden.

Steuern

Die Steuerabteilung übernimmt eine Kontrollfunktion, insbesondere bei Rechnungen ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis, um sicherzustellen, dass die Steuerschuldnerschaft korrekt umgekehrt wird. Plausibilitätsprüfungen und stichprobenartige Kontrollen tragen dazu bei, Fehler zu vermeiden und die steuerliche Compliance zu gewährleisten. Die korrekte Pflege und Nutzung der Steuerkennzeichen im ERP-System sind hierbei von zentraler Bedeutung.

Besondere Fragestellungen bei der Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt besondere Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bereichen wie dem Einzelhandel oder der Gastronomie, wo standardmäßig keine E-Rechnungen ausgestellt werden. Hier müssen pragmatische Lösungen gefunden werden, um den Übergang zu erleichtern. Der Vorsteuerabzug bleibt trotz Einführung der E-Rechnung von zentraler Bedeutung. Fehlerhafte E-Rechnungen müssen zurückgewiesen werden, während fehlerfreie Rechnungen auch bei technischen Mängeln den Vorsteuerabzug ermöglichen.

Zusammengefasst erfordert die Umstellung auf E-Rechnungen eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Steuerabteilung, um eine reibungslose Integration und korrekte Steuerfindung zu gewährleisten. Automatisierte Prozesse und regelmäßige Prüfungen tragen dazu bei, die Effizienz zu steigern und die Compliance zu sichern.

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