Finanzbuchhaltung: Die folgenschweren Anfängerfehler

Sowohl für kleine Unternehmen und Start-Ups, aber auch größere und über die Zeit erfahrene Unternehmen ist und bleibt die Finanzbuchhaltung ein Handwerk. Dabei ist die Buchhaltung für jedes Unternehmen ein wichtiger Eckpfeiler, um unternehmerisch tätig sein zu können. Es ist also sehr wichtig, dass in Ihren Büchern und Konten alles ordnungsgemäß erfasst wird. Auch kleine Fehler haben sonst spätestens bei der Steuerprüfung unschöne (und vor allem vermeidbare) Folgen. Ganz schnell haben Sie statt der erhofften Steuerersparnis eine Aufforderung zur Nachzahlung im Briefkasten. Um Ihnen ein paar der gravierendsten Anfängerfehler zu ersparen, werden wir als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen im Folgenden unsere Top-Fünf der Fehler in der Finanzbuchhaltung vorstellen.

1. Zettelwirtschaft

Wir beginnen mit dem Klassiker. Die Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Verträge werden auf einem großen unsortierten Stapel in einem Karton unter dem Schreibtisch „abgelegt“. Die Bearbeitung dieser Dokumente wird dann einfach auf die Woche vor der Steuererklärung verlegt. Nun rückt besagter Stichtag immer näher und Sie können (wie zu erwarten war) wichtige Unterlagen nicht mehr finden und diverse Rechnungen nicht mehr zuordnen. Um dies zu verhindern, sollten Sie von Beginn an ordentlich und mit einem System vorgehen. Der erste Schritt sollte es sein, dass Sie Ihren Steuerberater des Vertrauens aufsuchen und absprechen, welche Unterlagen für die Finanzbuchhaltung wichtig sind und aufbewahrt werden müssen. Dann gilt es, die wichtigen Dokumente ordnungsgemäß zu verstauen. Grundsätzlich sollten alle Dokumente sauber, ordentlich und in fortlaufender Reihenfolge in einem Ordner abgeheftet werden. Und aufgepasst! Seien sie achtsam und lochen Sie nicht durch Ziffern oder Text. Achten Sie auf Vollständigkeit. Im besten Fall verbuchen Sie auch schon direkt, oder lassen die Dokumente Ihrem Steuerberater zukommen.

2. Belege auf Thermopapier

Zugehörig zum ersten Punkt geht es nun um Belege auf „Thermopapier“. Vermutlich haben Sie selbst mit den Tücken des dünnen und leichten Kassenbeleges schon so Ihre Erfahrungen gesammelt. Da will man eine ältere Einkaufsquittung nachvollziehen und dort, wo sonst der Rechnungsbetrag steht, herrscht nur noch gähnende Leere. Der Grund liegt in dem Papier, mit welchem viele Quittungen geschrieben werden. Wenn dieses Thermalpapier zu lange liegt, verliert es die aufgedruckte Farbe und Ihnen bleibt nur ein nutzloses Stück Papier. Um dies zu vermeiden, sollten Sie daher alle Quittungen auf lichtfestes Papier kopieren, oder direkt digital als Scan aufbewahren.

Aber auch normales Papier kann verblassen! Daher sollten Sie besonders Klarsichtfolien vermeiden, welche Weichmacher enthalten und somit die Farbe schneller verblassen lassen.

3. Selbst ist der Unternehmer

Nachdem Sie sich nun mit den ersten beiden Punkten beschäftigt haben und Ihr Ordnungssystem vortrefflich aussieht, kommt die nächste Frage auf. Wie genau funktioniert das Ganze mit der Finanzbuchhaltung eigentlich und wer soll das machen? Um Ihr Budget nicht direkt zu überspannen, entscheiden Sie sich dazu, zunächst Ihren besten Helfer im Internet zu befragen, die Rede ist natürlich von der Suchmaschine Google. Nachdem Sie nun einige Minuten Online recherchiert haben, entscheiden Sie sich, sich selbst fortan als Experten auf dem Gebiet zu sehen und die nächste Steuererklärung mit wenigen Handgriffen selbst zu erledigen. Ist es also ausreichend, sich kurz zu informieren beim Thema Finanzbuchhaltung? Kurz und knapp: Es reicht nicht! Das Themenfeld der Finanzbuchhaltung ist ein Vollzeitjob, der den ständigen Neuerungen und Änderungen dieses Feldes unterliegt. Wenn Sie also nicht zufällig mehrere Jahre Praxiserfahrung als Steuerberater haben, sollten Sie Ihre Zeit sinnvoller nutzen. Um gleich eine Vielzahl von Fettnäpfchen zu vermeiden, ist es immer ratsam, einen erfahrenen Experten zu beauftragen. In unserer Kanzlei helfen unsere Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen gerne bei der Finanzbuchhaltung und werden Ihnen gerne das ein oder andere graue Haar im Vorhinein ersparen.

4. Wer zu spät kommt…

Den bestraft das Leben. Dieses Satz haben Sie vermutlich auch schon viel zu oft gehört. Doch auch beim Thema Steuern und Finanzbuchhaltung behält dieses Credo seine Gültigkeit. Im Geschäftsleben gibt es immer wieder wichtigere Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit als Unternehmer benötigen. Die Vielzahl von Anträgen und Abrechnungen machen wenig Spaß und werden immer wieder auf die lange Bank geschoben. Aber besonders im Bereich der Finanzbuchhaltung gibt es eine Menge Abgabefristen, die unbedingt eingehalten werden sollten. Wer sich nicht daran hält, bekommt schnell vermeidbare Briefe vom Finanzamt. Eigentlich gilt das gleiche wie damals bei der Klassenarbeit: Wer sich nur sporadisch in den letzten Stunden vorbereitet, dem fehlt das gute Gefühl. Beginnen Sie also frühzeitig, um alles fristgerecht einzureichen. Übrigens kennen unsere Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen alle wichtigen Abgabetermine genau. Ein weiterer Vorteil, wenn Sie sich von einem Experten helfen lassen.

5. Dem Finanzamt einen Bären aufbinden

Unser abschließender Punkt müsste eigentlich an erster Stelle dieser Aufzählung stehen, denn er fällt am häufigsten negativ auf: Die Unwahrheit. Beispiele für solche Fettnäpfchen sind unter anderem das Geschäftsessen an Sonn- und Feiertagen oder die letzte Benzin Quittung, obwohl der Firmenwagen eigentlich Diesel tankt. Wie Ihnen sicher klar ist, fällt man mit solchen Tricks beim Finanzamt schnell negativ auf. Es gibt natürlich Betriebsausgaben, die Sie anrechnen lassen können. Aber bleiben Sie ehrlich und halten Sie Ihre Bücher immer sauber. Denn ein Steuerbetrug tut dem Firmenkonto meist mehr weh als die Steuerersparnis Ihnen eingebracht hätte.

Fazit

Was können Sie aus diesem Artikel mitnehmen? Seien Sie sorgfältig mit Ihren Dokumenten. Kümmern Sie sich um Ihre Finanzen und lassen Sie sich von einem Experten helfen. Versuchen Sie niemals das Finanzamt zu beschwindeln. Damit Sie sich das Leben als Unternehmer nicht allzu schwer machen, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Steuerberater Ihrer Wahl zu wenden und sich unterstützen zu lassen.

Unsere Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen stehen Ihnen immer gerne mit Expertenwissen zur Verfügung. Informieren Sie sich weiter über unsere Dienstleistungen, besonders die der Finanzbuchhaltung.