Fort- und Weiterbildungen sind von Arbeitnehmern gefragt. Auch für Unternehmen stellen sie einen Mehrwert dar. Die Tatsache ist: Beschäftigte mit höheren Qualifikationen sind für den Arbeitgeber eine Bereicherung, deswegen zahlt dieser häufig auch gerne für Fortbildungskurse seiner Beschäftigten. Dieser Vorgang ist allerdings mit einem Risiko verbunden, das besonders kleinere und mittlere Unternehmen nicht immer tragen können. Denn sollten weitergebildete Mitarbeiter kurz nach ihrer Fortbildung das Unternehmen verlassen, entsteht für den Arbeitgeber ein finanzieller Verlust. Ihr Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen erklärt, wie Sie am besten Rückzahlvereinbarungen mit ihrem Arbeitnehmer treffen, um sich finanziell abzusichern.
Der Nutzen von Rückzahlungsklauseln
Grundsätzlich profitieren Unternehmen von gut weitergebildeten Mitarbeitern. Diese sind mit dem aktuellen Wissensstand vertraut und können allen Herausforderungen ihres Jobs gerecht werden. Das Unternehmen bleibt konkurrenzfähig. Um sich aber finanziell abzusichern, wird Unternehmern geraten eine Rückzahlungsvereinbarung zu formulieren. Durch sie verpflichtet sich der Arbeitnehmer, falls er das Unternehmen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nach der vollendeten Fortbildung verlässt, zur Rückzahlung der Fortbildungskosten.
Umfang einer Rückzahlungsklausel
Nun ist es wichtig erst einmal festzuhalten, was Rückzahlungsklauseln eigentlich sind und welche Leistungen sie umfassen. Die vertragliche Vereinbarung sichert den Arbeitgeber ab, indem er den Arbeitnehmer in die Pflicht stellt. Rückzahlungsklauseln werden häufig für Gratifikationen, Urlaubsentgelt und Umzugskosten vereinbart. Insbesondere sichern sie den Arbeitgeber bei Aus-, Fort- und Weiterbildungen ab, wenn diese vom Unternehmen finanziert werden. Grundsätzlich können Rückzahlungsklauseln nur dann vereinbart werden, wenn es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt.
Die finanziellen Leistungen sind dann zurückzuzahlen, wenn der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis kündigt oder dieses aus einem anderen Grund nicht mehr besteht. Im Hinblick auf verschiedene Personengruppen muss der Arbeitgeber allerdings aufpassen, denn es sind spezielle gesetzliche Verbote zu beachten. Eine Rückzahlungsklausel ist hier nicht möglich. Betroffen sind Vereinbarungen mit Auszubildenden, Betriebsmitgliedern sowie Fachkräfte für Arbeitssicherheit.
Wirksamkeitsvoraussetzung der Rückzahlungsklausel
Rückzahlungsklauseln sind arbeitsvertraglich vereinbart und gestützt auf den Grundsatz der Vertragsfreiheit grundsätzlich erlaubt, sofern die Fortbildung die Arbeitsmarktchancen des Arbeitnehmers erhöht. Allerdings sind sie nicht uneingeschränkt wirksam, denn nicht alle Kosten für Fort- und Weiterbildungen können nach der Rechtsprechung vom Arbeitnehmer zurückverlangt werden. Für die Kostenbeteiligen sind die folgenden Kriterien zu beachten.
Die Fortbildung ist geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers
Ermöglicht die Fortbildung dem Arbeitnehmer bessere Arbeitsmarktchancen oder verschafft sie ihm eine höhere Vergütung, erfüllt sie die erste Voraussetzung für eine Rückzahlungsklausel. Entsteht kein verwendbarer Vorteil, kann keine Rückzahlungsverpflichtung begründet werden. Dies ist der Fall bei Fortbildungsmaßnahmen, die den Zweck haben Kenntnisse oder Fertigkeiten des Arbeitnehmers aufzufrischen, ihm aber keinen persönlich verwendbaren Nutzen bringen. In diesem Fall liegt dann auch kein berücksichtigungsfähiger verwertbarer Vorteil für ihn vor.
AGB-Inhaltskontrolle
In Unternehmen kommt es regelmäßig zu arbeitsvertraglichen Rückzahlungsklauseln, die als vertragliche Vereinbarung der AGB-Inhaltskontrolle unterliegen. Es ist bei der Formulierung im Blick zu behalten, dass die Regelungen den betreffenden Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen dürfen. Außerdem müssen die Klauseln transparent sein. Das beinhaltet, dass die Rückzahlungsklausel ergeben muss, welche Rückzahlungskosten auf den Arbeitnehmer zukommen können. Die Gerichte prüfen die Angemessenheit einer Klausel, in drei Kriterien:
1. Die Rückzahlungsklausel greift nur in bestimmten Fällen
Die auslösenden Gründe der Rückzahlungsvereinbarung müssen klar und verständlich aufgelistet werden. Ausgeschlossen von der Rückzahlungspflicht des Arbeitnehmers sind Ereignisse, die nicht in der Handlungsgewalt oder im Entscheidungsraum des Arbeitnehmers liegen. Konkret als rückerstattungspflichtig sollten folgende zwei Fälle benannt werden:
kündigt der Arbeitgeber berechtigterweise aus verhaltensbedingten Gründen
kündigt der Arbeitnehmer aus Gründen, die vom Arbeitgeber nicht zu vertreten sind
Die Bindungsdauer beträgt einen bestimmten Zeitraum
Die Rückzahlungsklausel muss enthalten, bis zu welchem Zeitpunkt der Arbeitnehmer durch Beendigung des Arbeitsverhältnis zu einer Rückzahlung der Kosten verpflichtet ist. Dieser Zeitraum wird als Bindungsdauer bezeichnet. Der Zeitraum darf nur eine zumutbare Länge haben. Im häufigsten Fall ist an der Länge der Weiterbildung fest zu machen, wie groß der Nutzen des Arbeitnehmers ist. Aus vergangenen Urteilen des Bundesarbeitsgerichts können Bindungsdauern festgemacht werden:
Bis zu einem Monat Dauer: Bindung sechs Monate
Bis zu zwei Monaten Dauer: Bindung ein Jahr
Drei bis vier Monate Dauer: Bindung zwei Jahre
Sechs bis zwölf Monaten Dauer: Bindung drei Jahre
Länger als zwei Jahre Dauer: Bindung fünf Jahre
Die Rückzahlungshöhe festlegen
Die zu erstattenden Leistungen müssen im Rahmen des Möglichen und des Zumutbaren liegen. Die Formulierung über den Betrag der zu erstattenden finanziellen Leistungen muss transparent sein. Einzelne Kostenfaktoren und -posten müssen aufgeschlüsselt werden.
Rückzahlungsverpflichtung zum richtigen Zeitpunkt aussprechen
Mit dem Auge auf die Transparenz gerichtet, muss die Rückzahlungsvereinbarung bereits vor dem Beginn der Fortbildungsmaßnahme vereinbart worden sein. Nachträglich verfasste Rückzahlungsmaßnahmen sind nicht gültig.
Rückzahlungsklauseln treten nicht in Kraft
Die Rückzahlungsklausel kann unwirksam werden. Dieser Fall tritt ein, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht. Das führt dazu, dass der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist die Rückzahlung zu leisten.
Damit Ihnen eine solche Situation erspart bleibt, sind wir als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen für Sie da. Bei der Formulierung einer Rückzahlungsklausel stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.
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