Viele Unternehmensnachfolgen verlaufen nicht planmäßig. Unternehmer machen sich oft zu wenig Gedanken über die möglichen Folgen nach einem unvorhergesehenen Todesfall. So kommt es, dass in Unternehmen Vertretungsregeln und Unternehmensnachfolgen schlichtweg nicht geregelt sind, wenn der Ernstfall eintritt. Diese Problematik des Notfallmanagements wird verständlicherweise gerne verdrängt. Damit eine ohnehin tragische Situation nicht aufgrund fehlender Planung verschlimmert wird, empfehlen wir als Steuerberater aus Düsseldorf und Oberhausen einen Notfallkoffer für Unternehmer.
Was ist der Notfallkoffer für Unternehmer?
Ein Notfallkoffer kann helfen einige wichtige Fragen nach dem Tod des Unternehmers zu beantworten. Was dieser Notfallkoffer enthalten muss kann dabei niemals allgemein beantwortet werden. Es geht vielmehr darum, dass sich der Unternehmer frühzeitig Gedanken macht und den „Worst Case“ bedarfsgerecht vorbereitet. Besonders wichtig ist, dass der Notfallkoffer immer aktuell gehalten wird.
Verstirbt der Unternehmer, sind Hinterbliebene und Erben auf sich allein gestellt. Schnell stehen Sie vor Fragen, mit denen sich typischerweise niemand hinreichend beschäftigt hat:
- Wo liegt das Testament?
- Welche Berater wissen Bescheid und können helfen?
- Gibt es Ansprechpartner im Unternehmen?
- Müssen weitere Personen unverzüglich verständigt werden?
Damit diese Fragen ohne Hindernisse schnell beantwortet werden können ist es sinnvoll den besagten Notfallkoffer zu pflegen. Dieser sollte natürlich einfach zugänglich und den Erben bekannt sein. Befindet sich der Notfallplan beispielsweise in einem unzugänglichen Schließfach, stellt dies das weitere Vorgehen vor vermeidbare Schwierigkeiten.
Ein Risiko-Management-System in Form eines Notfallkoffers erfordert relativ wenig Aufwand und ist daher eine sinnvolle und wertvolle Unterstützung. In vielen Fällen besteht sogar eine gesetzliche Verpflichtung ein Notfallsystem zu erstellen. Dazu zählt beispielsweise die Vorsorge für den Ausfall des Unternehmers (§ 91 Abs. 2 AktG – entsprechend anwendbar auf GmbHs; §§ 289, 317 Abs. 4, 321 Abs. 4 HGB für mittelgroße Gesellschaften).
Ein Vorteil besteht darin, dass sich oft Konditionen bei Kreditvergaben zu Lebenszeiten verbessern, wenn eine gute Notfallplanung vorliegt. Die gesamte Planungssicherheit steigert sich durch einen Notfallkoffer.
Der Notfallkoffer beinhaltet mögliche „Kann“-Maßnahmen und zwingende „Muss“-Maßnahmen. Zwingen notwendig ist beispielsweise die Sicherung der Handlungsfähigkeit sowie die Sicherung des Unternehmensfortbestands.
Die Rechtliche Nachfolge
Zunächst müssen Unternehmer klären wer Ihre gesetzlichen Erben sind. Ohne testamentarische Vorsorge sind automatisch die Ehegatten und leiblichen Kinder erbberechtigt. Haben Sie keine Kinder sind die Eltern bzw. falls die Eltern bereits verstorben sind, die Geschwister erbberechtigt. Gibt es auch keine Geschwister erbt die entfernte Verwandtschaft. Daher sollten Sie sich fragen, ob die gesetzliche Erbfolge Ihren Wünschen entspricht oder ob eine Anpassung nötig ist. Die gewünschte Nachfolge im Unternehmen sollte durch eine vertragliche Regelung abgesichert werden.
Als Unternehmer müssen Sie zusätzlich berücksichtigen, dass gesellschaftsrechtliche Regelungen die erbrechtliche Regelung teilweise aushebeln können. Wird von Ihnen beispielsweise erbrechtlich festgelegt, dass Ihre Tochter das Unternehmen fortführen soll kann es passieren, dass im Gesellschaftsvertrag ausschließlich Ihre Ehefrau berücksichtigt wird. In einem solchen Fall greift der Gesellschaftsvertrag und der testamentarische Erbe erhält nur eine Abfindung. Ein Abgleich zwischen dem Erbrecht und dem Gesellschaftsrecht ist daher immer wichtig um später Probleme zu vermeiden.
Handlungsfähigkeit des Unternehmens sichern
Oft sind diverse Personen (Arbeitnehmer, Geschäftspartner etc.) von einem Unternehmen abhängig. Daher ist es besonders wichtig, dass Unternehmer rechtzeitig darauf achten, dass Ihr Unternehmen für den Fall, dass Sie selbst nicht zur Verfügung stehen, handlungsfähig bleibt. Mitarbeiter und Angehörige können vielleicht kurzfristig die Abläufe im Unternehmen ohne Leitung weiterführen. Langfristig ist es jedoch nötig, dass die Handlungsfähigkeit über dieses Mindestmaß hinaus gewährleistet bleibt.
Besonders wichtig ist dabei die Erteilung von ausreichenden Vollmachten (Bankvollmachten, Handlungs-/Vertretungsvollmachten). Immer wieder erleben wir, dass Betriebsinhaber dazu neigen für Bankkonten keine postmortalen Vollmachten zu erteilen. Für Angehörige bedeutet dies schnell erhebliche Liquiditätsprobleme, wenn der Zugriff auf Firmenkonten nicht möglich ist. Oft vergehen Wochen bis in solchen Fällen der Erbschein erteilt wird, um die nötigen Zugriffe zu erhalten. Der Vertretungsberechtigte muss neben der nötigen Vollmacht auch mit den nötigen Zugangsdaten ausgestattet werden.
Neben einer Vollmacht ist es besonders wichtig, dass die wichtigsten Betriebsabläufe dokumentiert werden. Hat ein Unternehmen beispielsweise wichtige Rezepturen dürfen diese nicht mit dem Inhaber verloren gehen. Etwaige Informationen werden in einem Mindest-Dokument festgehalten und den Angehörigen bereitgestellt. Auch wichtige Verträge müssen zugriffsbereit hinterlegt werden um die Handlungsfähigkeit zu garantieren.
Checkliste – Inhalt des Notfallkoffers
Falls Sie auch zu den Unternehmern ohne Notfallkoffer gehören hoffen wir, dass Sie unserem Rat folgen und zeitnah einen betrieblichen Notfallkoffer zusammentragen werden. Damit dies auch gelingt haben wir Ihnen im Folgenden übersichtlich zusammengefasst welche Inhalte im Notfallkoffer nicht fehlen dürfen. Haben Sie noch Fragen oder möchten professionelle Hilfe in Anspruch nehmen sind wir als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen Ihr Ansprechpartner. Wir freuen uns auf Ihre Anfragen.
