Wirksame Umwandlung trotz späterer Schlussbilanz – Neue Rechtsprechung bringt Klarheit

Unternehmen, die eine Umwandlung planen, stehen regelmäßig vor der Frage, wann die Schlussbilanz beim Registergericht eingereicht werden muss. Zwei aktuelle Entscheidungen – des Bundesgerichtshofs (BGH) und des Kammergerichts (KG) Berlin – bringen nun mehr Rechtssicherheit. Beide Gerichte bestätigen, dass die Anmeldung einer Umwandlung auch dann wirksam erfolgen kann, wenn die Schlussbilanz zunächst nicht vorliegt und nachgereicht wird – auch wenn ihre Begründungen voneinander abweichen.

Rechtlicher Rahmen: Anmeldung einer Umwandlung und Vorlagepflichten

Grundsätzlich ist jede Umwandlung eines Unternehmens beim zuständigen Registergericht anzumelden – unabhängig davon, ob es sich um eine Verschmelzung, Spaltung oder einen Formwechsel handelt. Zu dieser Anmeldung müssen nach § 17 Abs. 1 Umwandlungsgesetz (UmwG) bestimmte Unterlagen eingereicht werden. Eine dieser Pflichtunterlagen ist die Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers (§ 17 Abs. 2 UmwG).

Diese Bilanz muss auf einen Stichtag erstellt sein, der höchstens acht Monate vor dem Anmeldetag liegt. Sie dient der bilanziellen Abbildung des übergehenden Vermögens und ist auch für die steuerliche Betrachtung maßgeblich – beispielsweise für den Übertragungsstichtag nach dem Umwandlungssteuergesetz (§ 2 Abs. 1, § 20 Abs. 6 UmwStG).

Streitpunkt: Muss die Schlussbilanz bei Anmeldung bereits vorliegen?

Lange Zeit war unter Juristen und in der Praxis umstritten, ob die Schlussbilanz bereits zum Zeitpunkt der Anmeldung vorliegen muss oder ob eine spätere Nachreichung möglich ist. Besonders Registergerichte vertraten häufig die Ansicht, dass die Bilanz bereits fertiggestellt und festgestellt sein müsse – was eine Umwandlung erheblich verzögern konnte.

BGH und KG Berlin mit unterschiedlichen Argumenten, aber gleichem Ergebnis

Mit Beschluss vom 18. März 2025 (Az. II ZB 1/24) hat sich der BGH nun eindeutig positioniert: Die Schlussbilanz kann auch nachgereicht werden – vorausgesetzt, dies geschieht zeitnah nach der Anmeldung. Die nachträgliche Einreichung stellt laut BGH kein Hindernis für die Wirksamkeit der Anmeldung dar, sondern ein behebbares Formmangel, den das Registergericht durch eine sogenannte Zwischenverfügung auflösen kann.

Demgegenüber hält das KG Berlin (Beschluss vom 20. Februar 2025, Az. 22 W 64/24) weiterhin an seiner restriktiveren Haltung fest. Nach dieser muss die Schlussbilanz bereits zum Zeitpunkt der Anmeldung aufgestellt und festgestellt sein.

Trotz dieser unterschiedlichen Begründungen ergibt sich in der Praxis jedoch ein einheitlicher Effekt: Die Umwandlung bleibt auch dann möglich, wenn die Bilanz noch nicht vorliegt – solange sie zeitnah nachgereicht wird.

Was bedeutet „zeitnah“? – Fristen und praktische Auswirkungen

Laut BGH ist das Nachreichen der Bilanz dann noch fristgerecht, wenn es innerhalb der vom Registergericht gesetzten Frist erfolgt – typischerweise zwischen vier und sechs Wochen. Diese Frist wird dem Unternehmen durch eine Zwischenverfügung eröffnet, die eine einmalige Chance zur Heilung des Mangels darstellt.

Für Unternehmen bedeutet dies eine spürbare Entlastung. Die Schlussbilanz kann mit etwas mehr zeitlichem Spielraum erstellt und geprüft werden, ohne dass die Umwandlung ins Stocken gerät oder gänzlich neu eingereicht werden muss.

Rechtssicherheit für die Unternehmenspraxis

Die Entscheidung des BGH stärkt die Rechtssicherheit für alle Umwandlungsvorgänge. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass die Anmeldung wirksam bleibt, auch wenn die Schlussbilanz zunächst noch nicht vorliegt – sofern sie innerhalb einer vom Registergericht gesetzten Frist nachgereicht wird.

Das erleichtert insbesondere komplexe Umstrukturierungen und Transaktionen, bei denen die Aufstellung der Bilanz nicht zeitgleich mit der Anmeldung möglich ist.

Fazit

Die neue Rechtsprechung zur Einreichung der Schlussbilanz bei Umwandlungen bringt eine praxisnahe Lösung. Unternehmen erhalten mehr Flexibilität und müssen nicht befürchten, dass Formvorgaben die Umwandlung vollständig blockieren.

Dennoch bleibt Sorgfalt geboten: Die Bilanz sollte zügig nachgereicht werden, um unnötige Verzögerungen oder Rückfragen des Registergerichts zu vermeiden. In jedem Fall empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit dem steuerlichen und rechtlichen Berater, um den Ablauf rechtssicher zu gestalten.