Steuerberater erklären: Fahrtenbuch für Unternehmer

Wer als Unternehmer die Vorzüge eines Dienstwagens genießen darf, nutzt diesen gerne auch für private Zwecke. Das ist natürlich vollkommen in Ordnung. Wird die Möglichkeit der privaten Nutzung wahrgenommen, fordert das Finanzamt jedoch einen Nachweis des beruflichen bzw. privaten Anteil an den gefahrenen Kilometern. Sinnvoll kann hier das führen eines Fahrtenbuchs sein. In diesem Beitrag haben unsere Steuerberater aus Düsseldorf und Oberhausen das Wichtigste zum Thema Fahrtenbuch für Unternehmer zusammengefasst.

Wie können Unternehmer Fahrzeugkosten steuerlich berücksichtigen?

Für Unternehmer gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten die Kosten für einen Dienstwagen steuerlich zu berücksichtigen. Es wird zwischen der 1%-Regel und dem Fahrtenbuch unterschieden. Wichtig ist jedoch, dass wenn die betriebliche Nutzung des Firmenwagens unter 50% beträgt, vereinfachte Nachweise für die betriebliche Nutzung ausreichen. Als Nachweise reichen beispielsweise Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen oder auch Eintragungen im Terminkalender. Nutzen Sie Ihren Dienstwagen als Unternehmer also weniger als 50% betrieblich müssen Sie nicht zwingend ein Fahrtenbuch führen.

Wird das Fahrzeug jedoch vorrangig betrieblich genutzt haben Sie die Wahl zwischen der 1% Regel oder dem Fahrtenbuch. Bei der 1%-Regel wird die private Nutzung des Firmenwagens jeden Monat mit 1% des Listenpreises besteuert. Eine solche pauschale Besteuerung kann in vielen Fällen sehr nachteilig sein. Alternativ kann daher ein Fahrtenbuch geführt werden, um die genaue Verteilung von privater und betrieblicher Nutzung nachzuweisen. Das führen eines Fahrtenbuchs wird von vielen Unternehmern für lästig oder kompliziert gehanlten. Es kann sich jedoch lohnen die notwendige Zeit in ein gut geführtes Fahrtenbuch zu investieren. Lassen Sie sich am besten von einem qualifizierten Steuerberater unterstützen. So können Sie sicher sein, dass es sich tatsächlich langfristig für Sie auszahlt.

Wie sollte ein Fahrtenbuch geführt werden?

Für jeden Dienstwagen ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Das muss über den gesamten Zeitraum des Jahres ordentlich gepflegt werden. Explizite Anforderungen sind nicht gesetzlich definiert, jedoch gibt es verschiedene gefestigte Rechtsprechungen. Demnach muss ein Fahrtenbuch folgenden Aspekte erfüllen.

1. Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen. Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen so zeitnah wie möglich vorgenommen werden. Am besten sollte dies direkt nach Beendigung der Fahrt erfolgen. Spätestens am Ende des Tages sollten jedoch alle Fahrten eingetragen werden.
2. Gebundene oder in sich geschlossene Form. Wird ein Fahrtenbuch in Papierform geführt muss dies immer gebunden sein. Lose Zettel oder ähnliches werden nicht anerkannt.
   Änderungen sollten zudem immer gut gekennzeichnet werden.

   Möchten Sie Ihr Fahrtenbuch elektronisch führen ist eine in sich geschlossene Form notwendig. Demnach muss gewährleistet sein, dass die Eintragungen in einem zeitlich geordneten Zusammenhang erfolgen. Besonders wichtig ist, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Werden Änderungen doch einmal notwendig müssen diese gut erkennbar sein. Eine klassische Excel Tabelle ist also nicht als Fahrtenbuch verwendbar.

3. Angaben müssen zu jeder Fahrt gemacht werden. Jede noch so kleine Fahrt mit dem Dienstwagen muss im Fahrtenbuch aufgeführt werden. Welche Angaben gemacht werden müssen erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Beitrages.
4. Lesbarkeit muss gewährleistet sein. Die Angaben im Fahrtenbuch müssen selbstverständlich problemlos lesbar sein. Wer eine schlechte Handschrift hat greift also eventuell besser zum elektronischen Fahrtenbuch.

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Damit ein Fahrtenbuch von den Finanzbehörden anerkannt wird, müssen verschiedenen Angaben zwingend eingetragen werden. Unternehmer müssen die folgenden Informationen eintragen:

• Datum der Fahrt (Uhrzeit ist nicht erforderlich)
• Ausgangspunkt und Reiseziel
• Art der Fahrt (betrieblich, privat, etc.)
• Reisezweck (beispielsweise „Kundenbesuch Mustermann GmbH“)
• Angaben zu Kilometerständen bei Beginn und Ende der Fahrt
• Achtung! Keine gerundeten Kilometer eintragen
• Reiseroute bei Umwegen

Sind Sie unsicher welche Angaben eingetragen werden sollten, ist es sinnvoll einen Steuerberater zu fragen. Als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen geben wir Ihnen gerne eine ausführliche Einweisung in den korrekten Umgang mit einem Fahrtenbuch.

Welche Fahrten müssen eingetragen werden?

Ganz allgemein müssen die genannten Angaben zu jeder noch so kleinen Fahrt einzeln gemacht werden. Wenn Sie morgens also nur mal schnell zum Bäcker fahren, muss dies eingetragen werden. Handelt es sich jedoch um verschiedene Teilabschnitte einer Geschäftsreise, ist es möglich dies zu einem Eintrag zusammenzufassen. Es müssen dafür lediglich die einzelnen Reisepunkte, wie beispielsweise verschiedene Kunden, aufgeführt werden.

Was wenn das Fahrtenbuch nicht korrekt geführt wurde?

Werden die oben genannten Anforderungen nicht erfüllt versteht das Finanzamt keinen Spaß. Es reicht oft schon, dass nur eine der Anforderungen nicht erfüllt wird, um das gesamte Fahrtenbuch ungültig zu machen. Findet das Finanzamt einen Mangel der „ordnungsmäßigen Führung“ wird das gesamte Fahrtenbuch nicht anerkannt. Der Firmenwagen wird für Unternehmer in solchen Fällen mit der 1%-Regel besteuert.

Das gleiche gilt natürlich auch für manipulierte Fahrtenbücher. Aus unserer jahrelangen Erfahrung als Steuerberater wissen wir, dass die Finanzbehörden sehr gut darin sind Manipulationen aufzudecken. Immer wieder bitten uns Mandanten bei um Hilfe, weil Ihre Fahrtenbücher aufgrund von Fehlern oder Manipulation nicht anerkannt wurden. Die Besteuerung mit der 1%-Regel kann für Unternehmer schnell unangenehm teuer werden. Wird das Fahrtenbuch einmal abgelehnt ist es leider oft zu spät und auch ein erfahrener Steuerberater kann wenig dagegen tun. Daher empfehlen wir Ihnen einen Beratungstermin bei uns in Düsseldorf oder Oberhausen zu vereinbaren, bevor Sie mit führen Ihres Fahrtenbuches beginnen. So werden Fehler bereits im Vorfeld vermieden. Unser Team aus Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern freut sich auf Ihre Fragen. Kontaktieren Sie uns.