Betriebsprüfungen: Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers

Im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag kann es vorkommen, dass die Träger der Rentenversicherung prüfen, ob ein Arbeitgeber seinen Meldepflichten und sonstigen Verpflichtungen nachgekommen ist. Im Zuge einer solchen Prüfung ist der Arbeitgeber verpflichtet Prüfungshilfen zu leisten. Ihr Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen hat für Sie zusammengefasst, was in diesem Zusammenhang erwartet wird.

Die Prüfungshilfen des Arbeitgebers

Die Rentenversicherungsträger sind grundsätzlich prüfungsberechtigt, ob Arbeitgeber:innen ihrer Meldepflicht und sonstigen Pflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag nachkommen. Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Beitragszahlungen und die Meldungen korrekt sind. Dies geschieht mindestens alle vier Jahre.

Die Arbeitgeber:innen unterliegen Auskunfts-, Nachweis- und Vorlagepflichten. Diese sind relevant für alle Details, die für die Erhebung der Beiträge im Einzelfall erforderlich sind. Hier steht vor allen Dingen das öffentliche Interesse an der rechtzeitigen und vollständigen Beitragserhebung im Vordergrund. Für die Arbeitgeber:innen gilt, dass sie alle Unterlagen, welche Angaben zu den Beschäftigungen enthalten, vorlegen müssen. Darüber hinaus müssen sie über alle Tatsachen Auskunft geben, die für eine Beitragserhebung notwendig sind.

Um diese Vorgaben zu erfüllen, sollten die Arbeitgeber:innen demnach für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren Entgeltunterlagen im Geltungsbereich des SGB IV in deutscher Sprache führen. Diese sollten bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahrs geordnet aufbewahrt werden. Dabei gilt es zu vermeiden, dass Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Das ist dann der Fall, wenn die vorgeschriebenen Aufzeichnungen nicht vollständig, nicht richtig oder nicht zeitgerecht sind. Auch kann es der Fall sein, dass die Art und Weise der geführten Unterlagen einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit keinen Überblick über die Lohnabrechnung verschafft.

Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichtverletzung – die Folgen

Grundsätzlich kann es passieren, dass der Arbeitgeber seine Aufzeichnungs-, Nachweis- und/oder Mitwirkungspflicht verletzt. In dem Fall, dass eine solche Verletzung festgestellt wird, haben die Prüfer:innen des Rentenversicherungsträgers die folgenden gesetzlichen Möglichkeiten:

• Es kann ein sogenannter Summenbeitragsbescheid erlassen werden, wenn die Beurteilungsmöglichkeit fehlt, die Nachvollziehbarkeit im Rahmen der Betriebsprüfung nicht gegeben ist oder der Arbeitgeber bei der Prüfung nicht mitwirkt.
• Bußgelder können verhängt werden, wenn die Aufzeichnungs- und Nachweispflichten verletzt wurden
• Bußgelder können außerdem verhängt werden, wenn die Mitwirkungspflicht verletzt wurde
• Ein Zwangsgeld kann verhängt werden, falls die Mitwirkung an der Betriebsprüfung nicht gegeben ist. Dies geschieht nach dem Verwaltungsvollstreckungsgesetz
• Säumniszuschläge können erhoben werden, falls der prüfende Rentenversicherungsträger so entscheidet und fällige Ansprüche auf Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen einer Betriebsprüfung für die Vergangenheit festgestellt werden.

Summenbeitragsbescheid

Charakteristisch für den Summenbeitragsbescheid ist der Verzicht auf die Personenbezogenheit der Feststellungen. Zu merken gilt, dass die Feststellung der Versicherungspflicht und Beitragshöhe im Prüfbescheid grundsätzlich personenbezogen erfolgen muss. Das heißt, dass sie für die jeweiligen Versicherten individuell erkennbar sein muss. Ein Summenbeitragsbescheid kann dann als Ausnahme geltend gemacht werden, wenn die Arbeitgeber:innen ihrer Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß nachgekommen sind. Das heißt, dass durch die Vernachlässigung die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Betragshöhe nicht festgestellt werden können.

Bußgeld bei Verletzung von Aufzeichnungs- und Nachweispflicht

Ordnungswidrigkeiten können mit einem Bußgeld von 2.500€ bis zu 50.000€ geahndet werden. Bei einem Bußgeld wird die Bedeutung des Verstoßes im Einzelfall, der Vorwurf, der den Verursacher betrifft und dessen wirtschaftliche Lage berücksichtigt.

An dieser Stelle wird die Ordnungswidrigkeit geahndet, die begangen wird, wenn ein Arbeitgeber eine Entgeltunterlage nicht oder nicht in der vorgeschriebenen Weise führt und nicht bis zu dem dort festgelegten Zeitpunkt aufbewahrt. Auch kommt es vor, dass eine Entgeltunterlage oder eine Beitragsabrechnung nicht oder nicht richtig gestaltet ist.

Bußgeld bei Verletzung der Mitwirkungspflicht

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet den Prüfer:innen Auskunft zur Erbringung von Sozialleistungen und der Entrichtung von Beiträgen zu geben. In der Auskunftspflicht inbegriffen sind Art, Umfang, Beginn und Ende der Beschäftigung, Beschäftigungsort und Höhe des Arbeitsentgelts, soweit diese für die Gewährung und Berechnung der Sozialleistung notwendig sind.

Das Bußgeld kann dann verhängt werden, wenn die Arbeitgeber:innen vorsätzlich oder leichtfertig eine Auskunft nicht beibringen. Dabei ist auch relevant, ob Unterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Das Bußgeld kann bis zu 5.000€ betragen.

Als „Fehlauskünfte“ bezeichnet werden Auskünfte dann:

• wenn sie bewusst nicht richtig erteilt wurden – Die Arbeitgeber:innen geben eine Auskunft, die nicht mit den wirklichen Vorgängen übereinstimmt und diese Tatsache ist ihnen bewusst.
• wenn sie nicht vollständig waren – In der Auskunft werden wesentliche Teile der erfragten Vorgänge verschwiegen.
• wenn sie nicht rechtzeitig erteilt wurden – Die Arbeitgeber:innen lassen eine angemessene Frist für die Antwort verstreichen.

Säumniszuschläge

Die Zahlungspflichtigen müssen Beiträge und Beitragsvorschüsse bis zum Ablauf des Fälligkeitstags gezahlt haben. Ist das nicht der Fall, kann für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1% des rückständigen, auf 50€ abgerundeten Betrags erhoben werden. Falls die Arbeitgeber:innen unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht hatte, gilt diese Regelung nicht. Nicht vorsätzlich vorenthaltene Ansprüche auf Beiträge verjähren in einem Zeitraum von vier Jahren. Vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren allerdings erst nach 30 Jahren. Ein Vorsatz ist dann gegeben, wenn das Bewusstsein und der Wille der Arbeitgeber:innen als Beitragsschuldner die Abführung der fälligen Beiträge zu unterlassen erkannt wurde.

Steuerberater Düsseldorf und Oberhausen

Kontaktieren Sie uns, Ihren Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen, falls Sie Fragen zu rechtlichen oder steuerlichen Themen haben. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter.