Freelancer in der Softwareentwicklung beauftragen: Was Unternehmen vertraglich und steuerlich beachten sollten

Ob für die Entwicklung einer App, die Anpassung eines ERP-Systems oder den Aufbau einer Webanwendung – viele Unternehmen setzen auf externe Softwareentwickler, die als Freelancer arbeiten. Das ist wirtschaftlich oft sinnvoll, birgt aber eine Reihe rechtlicher und steuerlicher Risiken, die bereits bei der Vertragsgestaltung berücksichtigt werden sollten. Wer hier sauber aufstellt, vermeidet spätere Nachforderungen und schafft klare Verhältnisse für beide Seiten.

Freelancer ist nicht gleich Freiberufler

Die Begriffe Freelancer und Freiberufler werden im Alltag häufig gleichgesetzt – zu Unrecht. Ein Freelancer ist zunächst einmal ein selbstständig tätiger Auftragnehmer, der Projekte oder Aufträge für ein Unternehmen übernimmt, ohne in dessen Organisation eingegliedert zu sein. Ob diese Person steuerlich als Freiberufler oder als Gewerbetreibender einzustufen ist, hängt von der Art der Tätigkeit ab.

Ein Softwareentwickler kann je nach Qualifikation und Tätigkeitsprofil als Freiberufler gelten – etwa wenn eine ingenieurmäßige oder wissenschaftliche Tätigkeit vorliegt. In vielen Fällen wird die Tätigkeit jedoch als Gewerbe eingestuft, mit entsprechenden Folgen für Gewerbesteuer und Handelsregisterpflicht. Die Abgrenzung ist im Einzelfall zu prüfen und hat unmittelbare steuerliche Konsequenzen für den Auftragnehmer.

Das zentrale Risiko: Scheinselbstständigkeit

Für Auftraggeber ist die Abgrenzung zwischen einer echten Selbstständigkeit und einer verdeckten abhängigen Beschäftigung das größte Risiko. Wird ein Freelancer wie ein Angestellter eingesetzt – mit festen Arbeitszeiten, Weisungen zum Arbeitsablauf, Einbindung in die Teamstruktur und dauerhafter Tätigkeit für nur einen Auftraggeber – kann die Deutsche Rentenversicherung das Verhältnis als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung einstufen. Die Folge: Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für mehrere Jahre, und zwar in voller Höhe durch den Auftraggeber.

Entscheidend ist nicht, was im Vertrag steht, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird. Trotzdem ist ein sauber formulierter Vertrag die Grundlage, auf der das Gesamtbild beurteilt wird. Klauseln, die die Selbstständigkeit des Auftragnehmers ausdrücklich regeln – etwa freie Zeiteinteilung, eigene Betriebsmittel, Möglichkeit zur Unterbeauftragung und keine Weisungsgebundenheit – sind unverzichtbar.

Vertragsgegenstand: Wasserfall oder agil?

Bei der Gestaltung eines Softwareentwicklungsvertrags spielt die gewählte Entwicklungsmethode eine wichtige Rolle. Im klassischen Wasserfallmodell wird der Leistungsumfang vorab detailliert festgelegt: Zunächst entsteht ein Lasten- und Pflichtenheft, darauf folgen Entwurf, Implementierung, Test und Abnahme. Dieses Vorgehen lässt sich vertragsrechtlich gut als Werkvertrag abbilden, bei dem ein konkretes Ergebnis geschuldet wird.

In der Praxis arbeiten viele Entwicklungsteams allerdings nach agilen Methoden. Dabei stehen zu Beginn des Projekts nur die grundsätzlichen Anforderungen fest, während die einzelnen Funktionen und Features schrittweise gemeinsam entwickelt werden. Auch agile Projekte sind rechtlich in der Regel auf die Herstellung eines Werks ausgerichtet – nur die Art und Weise, wie das Ergebnis entsteht, unterscheidet sich. Für den Vertrag bedeutet das: Es braucht flexible Regelungen, die der schrittweisen Konkretisierung des Leistungsumfangs Rechnung tragen, ohne auf klare Abnahmekriterien zu verzichten.

Wichtige Vertragsbestandteile im Überblick

Neben dem Leistungsumfang und der Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit gibt es weitere Punkte, die in einem Freelancer-Vertrag für Softwareentwicklung geregelt sein sollten.

Vergütung: Üblich sind Stundenhonorare, Tagessätze oder projektbezogene Pauschalpreise. Bei größeren Projekten empfehlen sich Abschlagszahlungen nach definierten Meilensteinen.

Nutzungsrechte: Software ist urheberrechtlich geschützt. Im Vertrag muss klar geregelt sein, welche Nutzungsrechte der Auftraggeber an der erstellten Software erhält – andernfalls verbleiben die Rechte beim Entwickler. Je nach Bedarf sollte ein ausschließliches oder einfaches Nutzungsrecht vereinbart werden.

Drittkomponenten und Open-Source-Software: Viele Entwickler verwenden in ihren Projekten Bibliotheken, Frameworks oder Open-Source-Komponenten von Drittanbietern. Die Nutzungsbedingungen dieser Komponenten können die Verwertbarkeit der fertigen Software beeinflussen. Klare Vereinbarungen darüber, welche Drittkomponenten eingesetzt werden dürfen, sind daher wichtig.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers: Softwareentwicklung erfordert in der Regel die aktive Mitarbeit des Auftraggebers – etwa durch Bereitstellung von Testdaten, Zugängen oder fachlichem Feedback. Werden diese Pflichten im Vertrag definiert, lassen sich spätere Streitigkeiten über Verzögerungen vermeiden.

Änderungswünsche: In der Praxis ändern sich Anforderungen regelmäßig während der Projektlaufzeit. Eine vertragliche Regelung für sogenannte Change Requests stellt sicher, dass Änderungen transparent dokumentiert, bewertet und vergütet werden.

Abnahme: Die Abnahme markiert den entscheidenden Punkt, an dem das Werk als vertragsgemäß anerkannt wird und die Vergütung fällig wird. Abnahmekriterien und der Ablauf der Prüfung sollten vorab klar definiert sein.

Über Trimborn . Partner

Trimborn . Partner ist eine ausgezeichnete Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei mit Standorten in Düsseldorf und Oberhausen. Als spezialisierte Steuerberater für den Mittelstand beraten wir Unternehmen bei der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Einordnung von Freelancer-Verhältnissen, bei der korrekten Vertragsgestaltung und bei der Abwehr von Nachforderungen im Zusammenhang mit Scheinselbstständigkeit. Sprechen Sie unsere Experten für Steuerberatung in Düsseldorf und Oberhausen gerne an.