Steuerberater erklärt: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Als Unternehmer verfügt man im Laufe seines Lebens über eine stetig wachsende Menge an Geschäftsunterlagen. Der Begriff Geschäftsunterlagen hat für viele Unternehmer einen unangenehmen Beigeschmack. Mit der Zeit sammeln sich im Geschäftsleben nämlich vielfältige Unterlagen, die relevant für das Unternehmen sind. Das Papierchaos und die Unmengen an Formularen, Bescheiden und Dokumenten treiben einen schnell in die Verzweiflung, schließlich unterliegen die Geschäftsunterlagen einer Aufbewahrungsfrist. In diesem Beitrag haben wir als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen die wichtigsten Rahmenbedingungen für Aufbewahrungsfristen zusammengefasst. Zum Abschluss finden Sie eine umfangreiche Tabelle mit allen Aufbewahrungsfristen für die unterschiedlichen Dokumente.
Allgemeiner Rechtlicher Hintergrund
Jeder Unternehmer ist durch das Steuer- und Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei müssen die unterschiedlichen Unterlagen entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden.
Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, welche relevant für die Besteuerung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
Es ist jedoch möglich, dass sich die genannten Aufbewahrungsfristen verlängern. Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
- begonnene Außenprüfung
- vorläufige Steuerfestsetzung
- anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen
- schwebende oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartende Rechtsbehelfsverfahren
- Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
Sonderregelungen für Rechnungen
Als Unternehmer schreibt und empfängt man diverse Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist gesondert im Umsatzsteuergesetz geregelt. Demnach müssen sämtliche Rechnungen, die Sie als Unternehmer ausstellen oder erhalten für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Private Unterlagen
Unterlagen aus dem Privatbereich, welche bspw. für Werbungskosten oder Sonderausgaben benötigt werden, unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme gilt für Unterlagen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück. Hierfür gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z. B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.
Hinweis: Auch wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht kann es sinnvoll sein, wichtige private Unterlagen zu behalten, um im Zweifelsfall einen Beweis für steuerliche Fragen zu haben.
In welcher Form muss man Geschäftsunterlagen aufbewahren?
Unterlagen müssen grundsätzlich nicht im Original aufbewahrt werden. Eine digitale Kopie der Geschäftsunterlagen ist absolut ausreichend. Dabei sind aber immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit abrufbar sind und diese mit den originalen Unterlagen übereinstimmen.
Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger Zeit verblassen können. Wir raten hier, diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz-) Behörde zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufzubewahren.
Als Ausnahme gelten Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union. Diese müssen im Original aufbewahrt werden!
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Aufbewahrungsfristen im Detail
Nachdem wir die Grundlagen vorgestellt haben möchten wir Ihnen die Möglichkeit bieten spezielle Unterlagen korrekt einzuordnen. Im Folgenden haben wir daher relevante Geschäftsunterlagen alphabetisch aufgelistet und mit der jeweiligen Aufbewahrungsfrist versehen. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Es sollte in jedem Fall mit einem qualifizierten Steuerberater gesprochen werden, um den aktuellsten Rechtsstand zu garantieren!
A
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Abschlagszahlungen 10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre
Abschlusskonten 10 Jahre
Abschlussrechnungen 10 Jahre
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre
Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 Jahre
Angebote, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10 Jahre
Anlageninventare 10 Jahre
Anlagenverzeichnis 10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre
Auszahlungsbelege 10 Jahre
B
Bankbelege 10 Jahre
Bankbürgschaften (nach Vertragsende) 6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit
Buchungsbelege) 10 Jahre
Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame
Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-
Buchhaltung) 10 Jahre
Belegformate 10 Jahre
Bestandsberichtigungen 10 Jahre
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) 10 Jahre
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als
Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und
steuerlich relevant) 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Bilanzbücher 10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
Bilanzkonten 10 Jahre
Bilanzunterlagen 10 Jahre
Bruttoerlösnachweise 6 Jahre
Bruttolohnlisten 6 Jahre
Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene
Konzernabschlüsse) 10 Jahre
Buchungsanweisungen 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
D
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren,
Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum
Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) 10 Jahre
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
Darlehensverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende) 10 Jahre
Debitorenkonten 10 Jahre
Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre
Depotauszüge 10 Jahre
E
Einfuhrunterlagen 6 Jahre
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen 10 Jahre
Eingangsrechnungen 10 Jahre
Einnahmeüberschussrechnung 10 Jahre
Einzahlungsbelege 10 Jahre
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre
F
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV Buchführung 10 Jahre
Finanzberichte 6 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 Jahre
G
Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre
Gehaltsquittungen 10 Jahre
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre
Grundbuchauszüge 10 Jahre
Grundbücher 10 Jahre
Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) 10 Jahre
Gutschriften 10 Jahre
H
Handelsbilanzen 10 Jahre
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Handelsregisterauszüge 6 Jahre
Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 10 Jahre
I
Inventare als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Investitionszulage Unterlagen 6 Jahre
J
Jahresabschlüsse 10 Jahre
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit
Buchungsbelege) 10 Jahre
K
Kassenberichte 10 Jahre
Kassenbücher, -blätter 10 Jahre
Kassenbelege 10 Jahre
Kontenpläne 10 Jahre
Kontenregister 10 Jahre
Kontoauszüge 10 Jahre
Kontokorrentbücher 10 Jahre
Konzernabschlüsse 10 Jahre
Konzernlagebericht 10 Jahre
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
L
Lageberichte (auch für Konzerne) 10 Jahre
Lagerbuchführungen 10 Jahre
Lieferscheine* endet mit
Erhalt/Versand
der Rechnung
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Lohnbelege 10 Jahre
Lohnkonten 10 Jahre
Lohnlisten 10 Jahre
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre
M
Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
Mahnbescheide 6 Jahre
Mahnungen 6 Jahre
Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach 10 Jahre Vertragsende)
N
Nachkalkulationen 10 Jahre
Nachnahmebelege 10 Jahre
Nebenbücher 10 Jahre
Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) 10 Jahre
O
Orderpapiere 6 Jahre
Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich
vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre
P
Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach
Vertragsende) 10 Jahre
Preislisten 6 Jahre
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre
Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre
Protokolle allgemeiner Art 6 Jahre
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens 10 Jahre
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre
Prüfungsberichte (Innenrevision) 0 Jahre
Q
Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
R
Rechnungen 10 Jahre
Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im
Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Rückscheine 6 Jahre
S
Sachkonten 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Schadensmeldungen 6 Jahre
Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
Schriftwechsel 6 Jahre
Skontounterlagen 10 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Steuererklärungen/Steuerbescheide 10 Jahre
Systemhandbücher 10 Jahre
T
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
U
Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre
Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre
Überweisungsbelege 10 Jahre
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Verkaufsbelege 10 Jahre
Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) 6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre
Verträge 6 Jahre
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre
Vollmachten (Urkunden) 6 Jahre
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Jahre
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Werbekosten, Belege 10 Jahre
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Zeichnungsvollmachten 6 Jahre
Zollbelege 10 Jahre
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des
Wirtschaftsjahres) 10 Jahre
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Dieser Beitrag soll Ihnen helfen einen guten Überblick über Aufbewahrungsfristen zu bekommen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie im Zweifelsfall mit einem Steuerberater sprechen, um die aktuellsten Gesetze einzubeziehen! Als Steuerberater in Düsseldorf freuen wir uns Ihnen mit dieser Thematik zu helfen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin für Ihr persönliches Beratungsgespräch in Düsseldorf oder Oberhausen. Hier kontaktieren.
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