Skip to main content

Steuerberater erklärt: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

11. September 2019

Als Unternehmer verfügt man im Laufe seines Lebens über eine stetig wachsende Menge an Geschäftsunterlagen. Der Begriff Geschäftsunterlagen hat für viele Unternehmer einen unangenehmen Beigeschmack. Mit der Zeit sammeln sich im Geschäftsleben nämlich vielfältige Unterlagen, die relevant für das Unternehmen sind. Das Papierchaos und die Unmengen an Formularen, Bescheiden und Dokumenten treiben einen schnell in die Verzweiflung, schließlich unterliegen die Geschäftsunterlagen einer Aufbewahrungsfrist. In diesem Beitrag haben wir als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen die wichtigsten Rahmenbedingungen für Aufbewahrungsfristen zusammengefasst. Zum Abschluss finden Sie eine umfangreiche Tabelle mit allen Aufbewahrungsfristen für die unterschiedlichen Dokumente.

Allgemeiner Rechtlicher Hintergrund

Jeder Unternehmer ist durch das Steuer- und Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei müssen die unterschiedlichen Unterlagen entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden.

Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, welche relevant für die Besteuerung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Es ist jedoch möglich, dass sich die genannten Aufbewahrungsfristen verlängern. Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • begonnene Außenprüfung
  • vorläufige Steuerfestsetzung
  • anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • schwebende oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartende Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Sonderregelungen für Rechnungen

Als Unternehmer schreibt und empfängt man diverse Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist gesondert im Umsatzsteuergesetz geregelt. Demnach müssen sämtliche Rechnungen, die Sie als Unternehmer ausstellen oder erhalten für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Private Unterlagen

Unterlagen aus dem Privatbereich, welche bspw. für Werbungskosten oder Sonderausgaben benötigt werden, unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme gilt für Unterlagen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück. Hierfür gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z. B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.

Hinweis: Auch wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht kann es sinnvoll sein, wichtige private Unterlagen zu behalten, um im Zweifelsfall einen Beweis für steuerliche Fragen zu haben.

In welcher Form muss man Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Unterlagen müssen grundsätzlich nicht im Original aufbewahrt werden. Eine digitale Kopie der Geschäftsunterlagen ist absolut ausreichend. Dabei sind aber immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit abrufbar sind und diese mit den originalen Unterlagen übereinstimmen.

Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger Zeit verblassen können. Wir raten hier, diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz-) Behörde zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufzubewahren.

Als Ausnahme gelten Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union. Diese müssen im Original aufbewahrt werden!

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Aufbewahrungsfristen im Detail

Nachdem wir die Grundlagen vorgestellt haben möchten wir Ihnen die Möglichkeit bieten spezielle Unterlagen korrekt einzuordnen. Im Folgenden haben wir daher relevante Geschäftsunterlagen alphabetisch aufgelistet und mit der jeweiligen Aufbewahrungsfrist versehen. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Es sollte in jedem Fall mit einem qualifizierten Steuerberater gesprochen werden, um den aktuellsten Rechtsstand zu garantieren!

A

Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Abschlagszahlungen 10 Jahre

Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre

Abschlusskonten 10 Jahre

Abschlussrechnungen 10 Jahre

Abschreibungsunterlagen 10 Jahre

Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Jahre

Akkreditive 6 Jahre

Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 Jahre

Angebote, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre

Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10 Jahre

Anlageninventare 10 Jahre

Anlagenverzeichnis 10 Jahre

Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre

Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 Jahre

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre

Ausgangsrechnungen 10 Jahre

Außendienstabrechnungen 10 Jahre

Auszahlungsbelege 10 Jahre

B

Bankbelege 10 Jahre

Bankbürgschaften (nach Vertragsende) 6 Jahre

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit

Buchungsbelege) 10 Jahre

Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame

Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-

Buchhaltung) 10 Jahre

Belegformate 10 Jahre

Bestandsberichtigungen 10 Jahre

Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) 10 Jahre

Bestandsverzeichnisse 10 Jahre

Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als

Bewertungsunterlagen 10 Jahre

Betriebskostenrechnungen 10 Jahre

Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre

Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und

steuerlich relevant) 10 Jahre

Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Bilanzbücher 10 Jahre

Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre

Bilanzkonten 10 Jahre

Bilanzunterlagen 10 Jahre

Bruttoerlösnachweise 6 Jahre

Bruttolohnlisten 6 Jahre

Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene

Konzernabschlüsse) 10 Jahre

Buchungsanweisungen 10 Jahre

Buchungsbelege 10 Jahre

Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre

D

Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren,

Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum

Verständnis erforderlichen

Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) 10 Jahre

Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre

Darlehensverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende) 10 Jahre

Debitorenkonten 10 Jahre

Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre

Depotauszüge 10 Jahre

E

Einfuhrunterlagen 6 Jahre

Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen 10 Jahre

Eingangsrechnungen 10 Jahre

Einnahmeüberschussrechnung 10 Jahre

Einzahlungsbelege 10 Jahre

Eröffnungsbilanzen 10 Jahre

F

Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre

Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV Buchführung 10 Jahre

Finanzberichte 6 Jahre

Frachtbriefe 6 Jahre

Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 Jahre

G

Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) 10 Jahre

Gehaltslisten 10 Jahre

Gehaltsquittungen 10 Jahre

Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre

Geschäftsberichte 10 Jahre

Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Jahre

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre

Grundbuchauszüge 10 Jahre

Grundbücher 10 Jahre

Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) 10 Jahre

Gutschriften 10 Jahre

H

Handelsbilanzen 10 Jahre

Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6 Jahre

Handelsbücher 10 Jahre

Handelsregisterauszüge 6 Jahre

Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 10 Jahre

I

Inventare als Bilanzunterlagen 10 Jahre

Investitionszulage Unterlagen 6 Jahre

J

Jahresabschlüsse 10 Jahre

Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit

Buchungsbelege) 10 Jahre

K

Kassenberichte 10 Jahre

Kassenbücher, -blätter 10 Jahre

Kassenbelege 10 Jahre

Kontenpläne 10 Jahre

Kontenregister 10 Jahre

Kontoauszüge 10 Jahre

Kontokorrentbücher 10 Jahre

Konzernabschlüsse 10 Jahre

Konzernlagebericht 10 Jahre

Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

L

Lageberichte (auch für Konzerne) 10 Jahre

Lagerbuchführungen 10 Jahre

Lieferscheine* endet mit

Erhalt/Versand

der Rechnung

Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Lohnbelege 10 Jahre

Lohnkonten 10 Jahre

Lohnlisten 10 Jahre

Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre

M

Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre

Mahnbescheide 6 Jahre

Mahnungen 6 Jahre

Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach 10 Jahre Vertragsende)

N

Nachkalkulationen 10 Jahre

Nachnahmebelege 10 Jahre

Nebenbücher 10 Jahre

Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) 10 Jahre

O

Orderpapiere 6 Jahre

Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich
vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre

P

Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach

Vertragsende) 10 Jahre

Preislisten 6 Jahre

Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre

Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre

Protokolle allgemeiner Art 6 Jahre

Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre

Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens 10 Jahre

Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre

Prüfungsberichte (Innenrevision) 0 Jahre

Q

Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

R

Rechnungen 10 Jahre

Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im

Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre

Reisekostenabrechnungen 10 Jahre

Rückscheine 6 Jahre

S

Sachkonten 10 Jahre

Saldenbilanzen 10 Jahre

Schadensmeldungen 6 Jahre

Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre

Schriftwechsel 6 Jahre

Skontounterlagen 10 Jahre

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre

Spendenbescheinigungen 10 Jahre

Steuererklärungen/Steuerbescheide 10 Jahre

Systemhandbücher 10 Jahre

T
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

U

Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre

Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre

Überweisungsbelege 10 Jahre

V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre

Verkaufsbelege 10 Jahre

Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre

Vermögensverzeichnis 10 Jahre

Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) 6 Jahre

Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre

Verträge 6 Jahre

Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre

Vollmachten (Urkunden) 6 Jahre

W

Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Jahre

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre

Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Werbekosten, Belege 10 Jahre

Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre

Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre

Z

Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

Zeichnungsvollmachten 6 Jahre

Zollbelege 10 Jahre

Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des

Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

Noch Fragen? Wir sind Ihr Steuerberater in Düsseldorf!

Dieser Beitrag soll Ihnen helfen einen guten Überblick über Aufbewahrungsfristen zu bekommen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie im Zweifelsfall mit einem Steuerberater sprechen, um die aktuellsten Gesetze einzubeziehen! Als Steuerberater in Düsseldorf freuen wir uns Ihnen mit dieser Thematik zu helfen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin für Ihr persönliches Beratungsgespräch in Düsseldorf oder Oberhausen. Hier kontaktieren.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!