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      • News
      • Steuerberater erklärt: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

      Steuerberater erklärt: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

      Als Unternehmer verfügt man im Laufe seines Lebens über eine stetig wachsende Menge an Geschäftsunterlagen. Der Begriff Geschäftsunterlagen hat für viele Unternehmer einen unangenehmen Beigeschmack. Mit der Zeit sammeln sich im Geschäftsleben nämlich vielfältige Unterlagen, die relevant für das Unternehmen sind. Das Papierchaos und die Unmengen an Formularen, Bescheiden und Dokumenten treiben einen schnell in die Verzweiflung, schließlich unterliegen die Geschäftsunterlagen einer Aufbewahrungsfrist. In diesem Beitrag haben wir als Steuerberater in Düsseldorf und Oberhausen die wichtigsten Rahmenbedingungen für Aufbewahrungsfristen zusammengefasst. Zum Abschluss finden Sie eine umfangreiche Tabelle mit allen Aufbewahrungsfristen für die unterschiedlichen Dokumente.

      Allgemeiner Rechtlicher Hintergrund

      Jeder Unternehmer ist durch das Steuer- und Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei müssen die unterschiedlichen Unterlagen entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden.

      Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, welche relevant für die Besteuerung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

      Es ist jedoch möglich, dass sich die genannten Aufbewahrungsfristen verlängern. Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

      • begonnene Außenprüfung
      • vorläufige Steuerfestsetzung
      • anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen
      • schwebende oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartende Rechtsbehelfsverfahren
      • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

      Sonderregelungen für Rechnungen

      Als Unternehmer schreibt und empfängt man diverse Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist gesondert im Umsatzsteuergesetz geregelt. Demnach müssen sämtliche Rechnungen, die Sie als Unternehmer ausstellen oder erhalten für zehn Jahre aufbewahrt werden.

      Private Unterlagen

      Unterlagen aus dem Privatbereich, welche bspw. für Werbungskosten oder Sonderausgaben benötigt werden, unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme gilt für Unterlagen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück. Hierfür gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z. B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.

      Hinweis: Auch wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht kann es sinnvoll sein, wichtige private Unterlagen zu behalten, um im Zweifelsfall einen Beweis für steuerliche Fragen zu haben.

      In welcher Form muss man Geschäftsunterlagen aufbewahren?

      Unterlagen müssen grundsätzlich nicht im Original aufbewahrt werden. Eine digitale Kopie der Geschäftsunterlagen ist absolut ausreichend. Dabei sind aber immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit abrufbar sind und diese mit den originalen Unterlagen übereinstimmen.

      Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger Zeit verblassen können. Wir raten hier, diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz-) Behörde zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufzubewahren.

      Als Ausnahme gelten Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union. Diese müssen im Original aufbewahrt werden!

      Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

      Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

      Aufbewahrungsfristen im Detail

      Nachdem wir die Grundlagen vorgestellt haben möchten wir Ihnen die Möglichkeit bieten spezielle Unterlagen korrekt einzuordnen. Im Folgenden haben wir daher relevante Geschäftsunterlagen alphabetisch aufgelistet und mit der jeweiligen Aufbewahrungsfrist versehen. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Es sollte in jedem Fall mit einem qualifizierten Steuerberater gesprochen werden, um den aktuellsten Rechtsstand zu garantieren!

      A
      Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Abschlagszahlungen 10 Jahre
      Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre
      Abschlusskonten 10 Jahre
      Abschlussrechnungen 10 Jahre
      Abschreibungsunterlagen 10 Jahre
      Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Jahre
      Akkreditive 6 Jahre
      Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 Jahre
      Angebote, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre
      Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10 Jahre
      Anlageninventare 10 Jahre
      Anlagenverzeichnis 10 Jahre
      Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre
      Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 Jahre
      Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre
      Ausgangsrechnungen 10 Jahre
      Außendienstabrechnungen 10 Jahre
      Auszahlungsbelege 10 Jahre

      B
      Bankbelege 10 Jahre
      Bankbürgschaften (nach Vertragsende) 6 Jahre
      Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit
      Buchungsbelege) 10 Jahre
      Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame
      Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-
      Buchhaltung) 10 Jahre
      Belegformate 10 Jahre
      Bestandsberichtigungen 10 Jahre
      Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) 10 Jahre
      Bestandsverzeichnisse 10 Jahre
      Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre
      Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als
      Bewertungsunterlagen 10 Jahre
      Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
      Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
      Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und
      steuerlich relevant) 10 Jahre
      Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Bilanzbücher 10 Jahre
      Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
      Bilanzkonten 10 Jahre
      Bilanzunterlagen 10 Jahre
      Bruttoerlösnachweise 6 Jahre
      Bruttolohnlisten 6 Jahre
      Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene
      Konzernabschlüsse) 10 Jahre
      Buchungsanweisungen 10 Jahre
      Buchungsbelege 10 Jahre
      Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre

      D
      Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren,
      Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum
      Verständnis erforderlichen
      Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) 10 Jahre
      Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
      Darlehensverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre
      Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende) 10 Jahre
      Debitorenkonten 10 Jahre
      Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre
      Depotauszüge 10 Jahre

      E
      Einfuhrunterlagen 6 Jahre
      Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen 10 Jahre
      Eingangsrechnungen 10 Jahre
      Einnahmeüberschussrechnung 10 Jahre
      Einzahlungsbelege 10 Jahre
      Eröffnungsbilanzen 10 Jahre

      F
      Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre
      Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV Buchführung 10 Jahre
      Finanzberichte 6 Jahre
      Frachtbriefe 6 Jahre
      Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 Jahre

      G
      Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) 10 Jahre
      Gehaltslisten 10 Jahre
      Gehaltsquittungen 10 Jahre
      Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre
      Geschäftsberichte 10 Jahre
      Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Jahre
      Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre
      Grundbuchauszüge 10 Jahre
      Grundbücher 10 Jahre
      Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) 10 Jahre
      Gutschriften 10 Jahre

      H
      Handelsbilanzen 10 Jahre
      Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6 Jahre
      Handelsbücher 10 Jahre
      Handelsregisterauszüge 6 Jahre
      Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 10 Jahre

      I
      Inventare als Bilanzunterlagen 10 Jahre
      Investitionszulage Unterlagen 6 Jahre

      J
      Jahresabschlüsse 10 Jahre
      Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre
      Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit
      Buchungsbelege) 10 Jahre

      K
      Kassenberichte 10 Jahre
      Kassenbücher, -blätter 10 Jahre
      Kassenbelege 10 Jahre
      Kontenpläne 10 Jahre
      Kontenregister 10 Jahre
      Kontoauszüge 10 Jahre
      Kontokorrentbücher 10 Jahre
      Konzernabschlüsse 10 Jahre
      Konzernlagebericht 10 Jahre
      Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

      L
      Lageberichte (auch für Konzerne) 10 Jahre
      Lagerbuchführungen 10 Jahre
      Lieferscheine* endet mit
      Erhalt/Versand
      der Rechnung
      Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Lohnbelege 10 Jahre
      Lohnkonten 10 Jahre
      Lohnlisten 10 Jahre
      Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre

      M
      Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
      Mahnbescheide 6 Jahre
      Mahnungen 6 Jahre
      Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach 10 Jahre Vertragsende)

      N
      Nachkalkulationen 10 Jahre
      Nachnahmebelege 10 Jahre
      Nebenbücher 10 Jahre
      Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) 10 Jahre

      O
      Orderpapiere 6 Jahre
      Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre

      P
      Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach
      Vertragsende) 10 Jahre
      Preislisten 6 Jahre
      Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre
      Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre
      Protokolle allgemeiner Art 6 Jahre
      Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
      Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens 10 Jahre
      Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre
      Prüfungsberichte (Innenrevision) 0 Jahre

      Q
      Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

      R
      Rechnungen 10 Jahre
      Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im
      Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre
      Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
      Rückscheine 6 Jahre

      S
      Sachkonten 10 Jahre
      Saldenbilanzen 10 Jahre
      Schadensmeldungen 6 Jahre
      Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
      Schriftwechsel 6 Jahre
      Skontounterlagen 10 Jahre
      Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
      Spendenbescheinigungen 10 Jahre
      Steuererklärungen/Steuerbescheide 10 Jahre
      Systemhandbücher 10 Jahre

      T Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre

      U
      Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre
      Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre
      Überweisungsbelege 10 Jahre

      V
      Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
      Verkaufsbelege 10 Jahre
      Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre
      Vermögensverzeichnis 10 Jahre
      Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) 6 Jahre
      Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre
      Verträge 6 Jahre
      Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre
      Vollmachten (Urkunden) 6 Jahre

      W
      Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Jahre
      Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
      Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Werbekosten, Belege 10 Jahre
      Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre
      Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre

      Z
      Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
      Zeichnungsvollmachten 6 Jahre
      Zollbelege 10 Jahre
      Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
      Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des
      Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

      Noch Fragen? Wir sind Ihr Steuerberater in Düsseldorf!

      Dieser Beitrag soll Ihnen helfen einen guten Überblick über Aufbewahrungsfristen zu bekommen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie im Zweifelsfall mit einem Steuerberater sprechen, um die aktuellsten Gesetze einzubeziehen! Als Steuerberater in Düsseldorf freuen wir uns Ihnen mit dieser Thematik zu helfen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin für Ihr persönliches Beratungsgespräch in Düsseldorf oder Oberhausen. Hier kontaktieren.

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